¿Cómo optimizar los espacios de trabajo y el control presupuestario tras el distanciamiento social?

14 de Febrero de 2022

El lugar de trabajo está cambiando. Después de la obligatoriedad del home office, aunque algunas personas pueden y han elegido seguir trabajando de manera remota, otras están volviendo a sus puestos presenciales. Por ello, optimizar los espacios de trabajo tras el distanciamiento social es fundamental.

Antes de la pandemia de COVID-19, la estructuración y el diseño de los espacios de trabajo tenía que ver con la densificación, es decir, las empresas buscaban las mejores formas de acomodar tantos empleados en oficinas, pisos y edificios como fuera posible, balanceándose entre reducir costos y mantener la comodidad.

Con la pandemia, muchas empresas se volvieron completamente remotas rápidamente y tuvieron que luchar por formalizar políticas de trabajo virtual y adaptarse a esta nueva situación.

Y aquellas empresas que no se volvieron remotas tuvieron que cambiar rápidamente a un modelo de distanciamiento social, adaptando el espacio de trabajo para mantener a los trabajadores a una distancia mínima de dos metros.

Ahora, con el regreso presencial al lugar de trabajo, las organizaciones deben buscar la manera de optimizar espacios de trabajo.

Por ese motivo, en este post veremos cuál es la importancia de la estructuración y el diseño del lugar de trabajo teniendo en cuenta el regreso a la oficina, y cuatro consejos prácticos para generar resultados positivos y productivos, realizando este proceso de la forma más eficiente posible.

Importancia de la reestructuración de los espacios de trabajo

Optimizar espacios de trabajo tras el distanciamiento social es una medida de responsabilidad social.

La prevención de cualquier tipo de virus y problema de salud es responsabilidad de todos. Sin duda, esta ha sido una de las grandes enseñanzas del COVID-19.

Además, esta optimización es importante porque:

  • Un espacio más dinámico dará como resultado una mayor productividad y eficiencia.
  • Las personas ya no se sienten cómodas en espacios sobrepoblados;
  • Los horarios flexibles y los límites de personas en cada espacio forman parte de las prioridades de los empleados.

Aunque no es el momento de hacer cambios radicales, es importante analizar lo que la organización realmente necesita y usar los datos para tomar decisiones acertadas sobre cómo diseñar el lugar de trabajo.

Consejos prácticos para optimizar los espacios de trabajo

Lo invitamos a reflexionar sobre esta serie de consejos que lo pueden ayudar para obtener resultados positivos y aumentar la productividad optimizando los espacios de trabajo.

1. Establecer pautas para el regreso al trabajo

A medida que las empresas trabajan para reabrir el lugar de trabajo, es necesario tomar en cuenta los consejos y restricciones cambiantes.

Todos los empleados tienen que planificar su vuelta al trabajo de forma que protejan su salud y bienestar, y de los que los rodean.

Además, las empresas deben mantener informado al personal de lo que se está haciendo para el regreso al trabajo, ya sean buenas o malas noticias, ya que les ayudará a planificar y tomar sus propias decisiones.

Es importante programar el regreso al lugar de trabajo en etapas según los diferentes departamentos. De esta manera, se facilita la transición y se garantiza al personal que su seguridad y bienestar son una prioridad.

2. Planifica el diseño de la oficina

Las empresas necesitan planificar el espacio de trabajo para que sea seguro para los empleados y al mismo tiempo maximizar la productividad.

Un diseño de oficina de trabajo híbrido, que cuente con grandes salas de trabajo, espacios para descansar y centros recreativos, ayudará a reorientar el propósito de la oficina de uno de trabajo individual a uno de colaboración.

3. Considera cuán amplio será el espacio

La mayoría de personas saben cómo se ve y se siente una oficina convencional. Sin embargo, la cantidad de espacio de oficina de trabajo que necesitan las empresas es diferente a como lo era antes de la pandemia.

Con el regreso al trabajo, las organizaciones tienen la oportunidad de optimizar espacios de trabajo y estructurarlos específicamente para admitir los tipos de interacciones sociales que no se pueden hacer de manera remota.

Es importante que las empresas consideren los espacios de oficina flexibles, compartidos y de trabajo conjunto.

4. Consejos tradicionales

Para optimizar el lugar de trabajo y mejorar la productividad de los empleados, los consejos típicos siguen siendo útiles y pueden suponer un cambio importante. Veamos algunos de ellos:

  • El flujo de aire y la temperatura: asegúrese de que el espacio de la oficina tenga el flujo adecuado de aire, temperatura y humedad. La calidad del aire dentro del espacio de trabajo puede tener un impacto en la salud y el aire fresco ayuda a los empleados a concentrarse mejor.
  • Luz natural: la falta de luz natural a menudo se relaciona con fatiga visual, dolores de cabeza y visión borrosa. Al diseñar el espacio de trabajo, considera permitir que entre más luz natural para aumentar la productividad.
  • Agua natural: el consumo de agua natural aumenta los niveles de energía, la claridad mental, la conciencia y el estado de alerta. Es crucial que los empleados tengan fácil acceso a dispensadores de agua en la oficina.
  • Ruido: el ruido es un factor importante que puede mejorar o perjudicar la productividad de los empleados. Si no se mantiene a niveles bajos, no solo reduce la concentración, sino que es capaz de aumentar la tensión y el estrés. Es fundamental identificar los ruidos molestos como impresoras, faxes o el sistema de ventilación y tratar de reducirlos o aislarlos.

¿Cómo te puede ayudar SAP Concur?

Con el regreso al trabajo de los empleados y la estructuración del lugar de trabajo para adaptarlo a las nuevas necesidades y expectativas, es importante controlar los costos de presupuesto y viajes de negocios, entre otros que se puedan presentar.

Después de meses de limitaciones para operar debido al confinamiento, proteger la liquidez es una prioridad.

En este caso, las soluciones de SAP Concur te pueden ayudar a visibilizar los gastos y saber exactamente en qué se están usando los recursos de la empresa.

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