Plan de movilidad empresarial: ¿Qué es y cuáles son sus ventajas?

28 de Diciembre de 2021

Generalmente, cuando hablamos de plan de movilidad empresarial nos referimos al conjunto de acciones diseñadas para cubrir los gastos de la movilización de los trabajadores, durante viajes de negocios.

Un buen plan de movilidad empresarial debe considerar los costos de los desplazamientos de carácter interno, es decir, los gastos que supone el recorrido habitual del hogar al local de trabajo y viceversa.

Desde el punto de vista estratégico, el plan de movilidad empresarial puede ser un importante incentivo para los trabajadores y los potenciales candidatos, que esperan incorporarse en la compañía.

Pero ¿cuáles son las ventajas del plan de movilidad empresarial para la propia industria?

Ventajas del plan de movilidad empresarial

Contar con un plan de movilidad empresarial definido trae consigo diferentes beneficios, para la institución responsable. Algunos de ellos son:

Productividad

En áreas geográficas de difícil acceso o con poco transporte público disponible, facilitar el desplazamiento del trabajador puede eliminar una fuente de estrés y preocupación, mejorando con ello la concentración en temas laborales.

Reducción del ausentismo

Con un plan de movilidad empresarial práctico y eficiente es posible reducir los niveles de ausentismo laboral y retraso, motivados a fallas del sistema de transporte público o accidentes viales.

Mayor seguridad

De la misma forma, al garantizar los traslados con vehículos de flota propia o privada, habrá menos posibilidades de siniestros, dado que la empresa verificará la experiencia de los conductores y tendrá el control sobre el mantenimiento de los vehículos.

Menor costo

Si bien inicialmente implementar un plan de movilidad empresarial con flota propia o privada requerirá una inversión considerable, a largo plazo puede reducir y compensar los costos, dependiendo de los objetivos establecidos.

¿Cómo elaborar un plan de movilidad empresarial?

Existen diferentes variables a considerar a la hora de desarrollar un plan de movilidad empresarial, que funcione en beneficio de la compañía y sus trabajadores, entre los aspectos a considerar tenemos: 

Número de trabajadores

Es importante determinar cuántos trabajadores se beneficiarán del plan de movilidad empresarial, bien sea en pequeños recorridos o durante desplazamientos de media y larga duración (viajes).

Esta cifra permitirá elaborar diferentes tipos de soluciones o abordajes, tales como transportes colectivos (privados), vehículos livianos compartidos, bono de transporte, uso de bicicletas y ciclovías, viáticos y contratación de paquetes de viaje y hospedaje.

En el caso de los viáticos, los mismos deben estar sometidos a un sistema de control, que comprenda:

  • La planificación del viaje
  • La comparación de precios/costos
  • La elaboración de un presupuesto
  • La entrega del monto solicitado o autorización para el uso de cuentas y tarjetas corporativas
  • La verificación posterior de gastos (entrega de comprobantes, facturas y recibos)

Actualmente, existen softwares que permiten automatizar la verificación de gastos y con ello el control de viáticos, facilitando el proceso para el trabajador y para la persona encargada del comprobar el uso correcto de los fondos.

Tipo de desplazamiento

En este punto es preciso conocer que tipo de desplazamientos realizarán los trabajadores. No es lo mismo una empresa que debe marcar presencia en eventos internacionales, que una que contacta con sus clientes en reuniones dentro de la una misma ciudad.

El área de acción de la empresa también influirá en la duración de la estadía de los trabajadores en otras áreas, con la consecuente inclusión de los gastos generados por hospedaje y alimentación.

Frecuencia de los desplazamientos

Al igual que el tipo de desplazamientos, la frecuencia de los desplazamientos puede variar dependiendo de las necesidades de la empresa.

Si la compañía se circunscribe a una determinada región, los costos resultarán menores que en una industria con sucursales nacionales.

Necesidades de los trabajadores

Otro aspecto para tener en cuenta son las necesidades de los trabajadores durante el desplazamiento; pueden necesitar un computador portátil, pantallas para presentaciones, pizarras magnéticas, materiales para la creación de un “stand” de productos, entre otros.  

Sostenibilidad

Cada día las empresas se preocupan más el impacto generado en el ambiente, e incluso van incrementando las directrices gubernamentales sobre el tema. Por lo tanto, resulta valioso incorporar el estudio de la huella de carbono asociada al plan de movilidad empresarial de la compañía.  

Tenga presente que la movilidad sostenible encierra diferentes beneficios, pues ayuda en la reducción de la contaminación ambiental y acústica (sonora); contribuye con la salud pública; y promueve la creación de nuevos puestos de empleo y el uso de tecnologías verdes (amigas del ambiente). 

El plan de movilidad empresarial debe tener una estructura y parámetros definidos para funcionar en coordinación con los horarios de la empresa y los trabajadores. No obstante, tiene que ser flexible ante la posibilidad de eventualidades o emergencias y participativo para fomentar la inclusión de los empleados y sus ideas.

Por ello, es preciso que cómo todo programa o planificación, una vez implementado, sea sometido a observación, revisión constante y ajustes, con el propósito de optimizarlo para beneficio de las partes involucradas.   

La figura del gestor de movilidad 

La mayoría de las empresas que invierten en un plan de movilidad empresarial cuentan con la figura de un gestor o supervisor de movilidad, encargado de monitorear el programa y proponer correctivos.

El gestor de movilidad debe:

  • Mantenerse al tanto de las inquietudes de los trabajadores
  • Aplicar medidas urgentes (de ser necesario)
  • Negociar con responsables de otras instituciones involucradas (compañías de transporte público y privado, entes gubernamentales). .

Entre las funciones del gestor de movilidad destacan las campañas de sensibilización que faciliten la receptividad de los cambios y permitan a los trabajadores familiarizarse con nuevas iniciativas, como el trabajo remoto, los sistemas híbridos (trabajo presencial y a distancia) o las jornadas laborales de 4 días.   

Ahora que conoce más sobre el plan de movilidad empresarial y sus ventajas, queremos invitarlo a descubrir las 9 claves en tiempos de recuperación para garantizar la supervivencia de la empresa, donde encontrará interesantes sugerencias para mejorar la comunicación interna y externa.