Gastos de representación vs. gastos de viaje: ¿Cuál es la diferencia?

14 de Diciembre de 2021

La gestión de los gastos es muy importante en el ámbito empresarial, ya que asegura el cumplimiento de la organización y su rentabilidad.

Además, su correcto control y monitoreo garantiza una toma de decisiones más certera, orientada a optimizar las operaciones del negocio. Para lograr todo esto, es vital conocer la diferencia entre los tipos de gastos y cómo se aborda la gestión de cada uno de ellos.

Por eso, en este post explicaremos el concepto de gastos de representación y gastos de viaje, sus principales diferencias, los tipos que hay y cómo gestionarlos de forma correcta. ¡Comencemos!

¿Qué son los gastos de representación?

Los gastos de representación son los desembolsos que realiza una empresa con el objetivo de mejorar su reputación frente a sus proveedores y clientes para alcanzar, en el mediano o largo plazo, un beneficio comercial.

Estos gastos tienen que distinguirse de los desembolsos que no tienen ningún propósito comercial. Por ejemplo, los obsequios que se otorgan a personas que no tienen nada que ver con un negocio.

La lista de posibles gastos de representación puede ser interminable, sin embargo aquí destacamos algunos de los más importantes:

  • Obsequios de empresas para proveedores y clientes
  • Invitaciones a eventos deportivos
  • Invitaciones a comidas con clientes
  • Invitaciones al spa
  • Estadías en hoteles para clientes

¿Qué no debe confundir con los gastos de representación?

  • Gastos de estacionamiento que no tienen que ver con la operatividad del negocio.
  • Regalos a personas no vinculadas a la empresa ni clientes prospectos.

¿Qué tipos de gastos de representación son deducibles?

Los gastos de representación tienen una normativa que explica cuáles son deducibles, en otras palabras, cuáles son indispensables para la operatividad de la empresa y que generan rentabilidad en la misma. 

En este grupo tenemos los siguientes:

  • Gastos que tienen como propósito publicitar la venta de productos o servicios en una empresa.
  • Gastos para generar relaciones públicas con clientes o proveedores.
  • Gastos que tienen relación con los ingresos de la empresa.
  • Gastos relacionados con el personal del negocio.

¿Qué son los gastos de viaje?

Son aquellos que un trabajador amerita al momento de trasladarse a otro lugar para realizar una tarea habitual de trabajo. Entre ellos están los gastos de kilometraje y dieta.

Una dieta es una cifra económica que destina una empresa para costear los gastos que tienen que ver con la estancia del trabajador en un viaje corporativo. En la mayoría de casos, los negocios pagan una cantidad determinada por viaje a cada empleado.

Las dietas comprenden dos elementos importantes:

  • Gastos de estancia: destinados al alojamiento del trabajador. 
  • Manutención: tienen que ver con el sustento de la persona durante el viaje.

Por otra parte, tenemos el kilometraje que hace referencia a los gastos que destinan las empresas para proveer de vehículos a sus empleados durante el viaje de negocios. Además, incluye otros factores relacionados con el uso del vehículo como impuestos, combustible, avería, entre otros.

Principales diferencias entre los gastos de representación y los gastos de viaje

Aunque estos dos tipos de gastos pertenecen a partidas presupuestarias distintas, los gastos de representación y de viaje tienden a confundirse.

A continuación se explican sus principales diferencias:

  • Los gastos de viaje hacen referencia a los desembolsos destinados a los trabajadores que deben movilizarse a un sitio distinto de su puesto de trabajo. Algunos ejemplos son los costos de hotel y alimentación, cuotas de desplazamiento y gastos de manutención.
  • Los gastos de representación son los que un empleado destina para consolidar, reafirmar e impulsar la relación del negocio con un proveedor o cliente, de manera tal que se tenga la oportunidad de obtener un beneficio comercial. Un caso de estos puede ser una cena con un cliente en un restaurante.

¿De qué manera se deben gestionar los gastos de representación para sacarle el máximo provecho?

Los gastos de representación tienen una gestión parecida al de los gastos de viaje. Es decir, en primer lugar, el trabajador suele hacerse cargo de los gastos y posteriormente la empresa reembolsa la cifra.

Como estos pueden surgir en situaciones inesperadas, las tarjetas de gastos empresariales son el mejor aliado para los trabajadores y los negocios.

A continuación, compartiremos ciertos aspectos para mejorar la gestión eficiente de los gastos de representación:

Realizar un análisis detallado

Muchos negocios no poseen datos detallados acerca de los gastos de representación, producto de una gestión muy manual.

Una planificación estratégica que incluya información sobre los gastos de representación brindará la posibilidad de saber la cifra exacta que se desembolsa a cada cliente o proveedor con el que se pueda obtener un beneficio comercial. 

Establecer políticas de gastos

Cualquier negocio tiene que disponer de procesos que administren y supervisen todos los temas que corresponden con los gastos de representación. Dichas estrategias de gastos deben estar alineadas a los objetivos de cada empresa y tienen que ser simples para favorecer la gestión.

Además, es importante conocer todas las posibles situaciones donde se pueda utilizar el recurso, así el empleado conoce en qué momento puede hacerlo. 

Conocer las notas de gastos y facturas

Las empresas deben asegurarse que todos los gastos de representación estén enmarcados en la política de gastos del negocio. Para ello, tienen que examinar los comprobantes, contrastar el recorrido de los viajes corporativos y verificar que se adecúen a los conceptos de gastos de representación

En muchas ocasiones, no disponer de tecnología apropiada y tiempo provoca que no se analicen el mayor porcentaje de facturas y se desconozcan muchos gastos. 

Las tarjetas de gastos empresariales son el recurso ideal para supervisar los gastos de representación, así que si aún no hace uso de ellas le recomendamos comenzar desde ahora.

Además implementar tecnología de gestión de viajes y gastos también puede ayudar a hacer más eficientes sus operaciones y tener un mejor control de los desembolsos de su empresa.

¡Hemos concluido este post! Si le pareció interesante este tema, lo invitamos a descargar nuestro ebook: “Cómo la gestión de gastos puede reducir los costos de su empresa hasta en un 8%