¿Cómo crear un Plan de Continuidad del Negocio?

Estructurar un Plan de Continuidad del Negocio es clave para sortear diferentes tipos de adversidades a las que una organización se enfrenta durante su período de actividad. 

Cuando el plan se diseña considerando las peculiaridades del escenario económico tanto regional como global y abarca las especificidades del segmento, así como del microambiente corporativo, permite que el negocio enfrente las adversidades con más confianza. 

Así pues, un plan de continuidad tiene como objetivo principal reforzar las bases corporativas para que el negocio no sucumba ante situaciones inesperadas, oscilaciones del mercado y circunstancias temporalmente negativas.

En virtud de la importancia de contar con este tipo de plan, a continuación, desglosamos el concepto de continuidad y echamos una mirada detenida en los diferentes aspectos relacionados con un plan de primer nivel. 

¿Qué es la continuidad del negocio?

Uno de los grandes desafíos afrontados por los negocios modernos es sortear las crisis y salir adelante aunque el entorno macroeconómico no sea favorable.

La continuidad del negocio abarca justamente la capacidad de un emprendimiento por mantener su funcionamiento básico y los procesos esenciales tras una interrupción, un problema o una situación de emergencia. 

Entre las adversidades que pueden poner en peligro la continuidad de una organización, encontramos: 

• Desastres naturales.
• Vulnerabilidades en materia de seguridad.
• Cortes de energía.
• Salida de un integrante del plantel.
• Averías en las máquinas.
• Falta de insumos.

Así, podemos vincular el concepto de continuidad al de resiliencia, ya que las organizaciones más resilientes tienden a tener mejores condiciones de enfrentar y reaccionar ante inconvenientes. Esto se debe al hecho de comprender de manera más efectiva su realidad y su potencial de supervivencia, así como de disponer de herramientas y procedimientos capaces de atender demandas urgentes.

Basándonos en los puntos expuestos hasta el momento, entendemos que la continuidad del negocio implica un conjunto de medidas corporativas cuya finalidad es asegurar la ejecución de las operaciones básicas ante eventos ajenos al control empresarial, desde una caída de sistema o una interrupción en el suministro de energía hasta una situación límite como la pandemia o un desastre natural.

Debemos hacer hincapié en el hecho de que la continuidad se vincula de manera directa a la calidad y nivel de detalles de las políticas internas, las normas que rigen las operaciones del negocio, la definición de procedimientos efectivos y la consideración de estándares e indicadores de desempeño alcanzables.

¿Por qué elegir la continuidad del negocio?

Bajo un escenario ideal, el tiempo tolerable de inactividad en una empresa tiende a cero. Esto quiere decir que un buen potencial de funcionamiento depende de la forma en cómo se definen los elementos mencionados en el último párrafo del apartado anterior, considerando que el tiempo de pausa de las actividades corporativas debe tender a cero.

Es decir, una empresa que prioriza su continuidad necesita implementar medidas que reduzcan al máximo los lapsos de funcionamiento y de operación. 

Por ejemplo, para erradicar o, en su defecto, minimizar el tiempo ocioso de las máquinas, lo ideal es agendar instancias de mantenimiento preventivo que permitan detectar inconsistencias en los equipamientos antes de que se conviertan en cuellos de botella.

Además de perjudicar la productividad, no contar con el 100% de capacidad productiva u operativa afecta de manera contundente la rentabilidad del negocio, situación que debemos evitar al máximo por la salud financiera de la compañía.

Tras considerar este ejemplo y conocer el concepto de continuidad, queda claro que priorizarla se ha vuelto cuestión de supervivencia.

A fin de cuentas, el negocio que se encuentra alienado tiende a no saber afrontar o reaccionar frente a situaciones desagradables o emergencias, independientemente de su índole.

Una de las maneras más efectivas de promover la continuidad del negocio es evaluar la importancia de las diversas funciones corporativas, teniendo en cuenta su nivel de repercusión en el contexto operativo y productivo.

Al conocer de qué forma cada función impacta el negocio, podemos estructurar una metodología que permita, al menos, mantener vigentes los elementos y procesos esenciales. ¡Estamos hablando del Plan de Continuidad del Negocio!

¿Qué es un Plan de Continuidad del Negocio?

Ante una coyuntura económica de extrema incertidumbre, el intenso avance tecnológico guiado por la transformación digital y los profundos cambios en el perfil de consumo de la sociedad, las empresas necesitan estructurar un plan emergente que le permita sobrevivir en un escenario poco favorable.

Conocido en inglés como Business Continuity Plan o BCP, un plan de continuidad de negocio consiste en una medida de contingencia o de recuperación ante eventos catastróficos.

Básicamente, es una guía que orienta a los gestores, ejecutivos y otros actores estratégicos a reaccionar y afrontar una situación —ya sea interna o externa— que ponga en riesgo el funcionamiento adecuado de una empresa.

Un muy buen ejemplo de evento imprevisto es la pandemia que masacró la actividad económica global entre el 2020 y el 2021. De hecho, muchos países aún se encuentran luchando contra los efectos negativos derivados de la quiebra de compañías y del cese abrupto de las cadenas de suministro y distribución.

Así pues, un buen plan de continuidad consiste en una herramienta capaz de brindar una valiosa orientación tanto en materia de análisis como de toma de decisiones, evitando de este modo que una circunstancia inesperada afecte profundamente la actividad y el desempeño del negocio.

Dicho en otras palabras, un plan de continuación del negocio es mucho más que una respuesta frente a una emergencia, a un desastre o a una contingencia, es un input que promueve la excelencia operativa ante cualquier entorno adverso.

A menudo, las personas piensan que, tras estructurarlo, debemos guardarlo para entrar en acción únicamente cuando se manifiestan situaciones adversas. Sin embargo, ¡esto no es así!

Es fundamental que las compañías revisen regularmente su plan de continuidad con el objetivo de detectar puntos de mejora, aspectos irrelevantes frente a la coyuntura actual, cuestiones que se deben incluir, entre otros aspectos que pueden auxiliar a la hora de estructurar estrategias emergentes.

¿Cuál es el objetivo de un Plan de Continuidad del Negocio?

Como dijimos, promover la continuidad del negocio es fundamental para su supervivencia en el mercado. Básicamente, el principal objetivo de esta clase de plan es fomentar la continuidad, y así asegurar que la empresa se mantenga activa por mucho más tiempo.

Para lograr este propósito, el plan debe adaptarse perfectamente a las características, peculiaridades y entorno de cada organización, así como a su tamaño y naturaleza. Por este motivo, los planes difieren entre sí y constituyen documentos con elementos únicos y exclusivos de cada empresa.

A pesar de los factores de diferenciación basados en las particulares de cada entorno, es importante señalar que los planes de continuidad deben tener presentes 3 principios básicos:

1. Proporcionar protección tanto a los trabajadores como a sus familias.
2. Promover la actividad en el mercado.
3. Preparar el ambiente interno para obedecer a rajatabla las disposiciones normativas, así como las recomendaciones y exigencias de las autoridades.

¡De ahí la necesidad de ser flexible y actualizarse regularmente!

Un plan añejo, cuyas consideraciones se basan en un contexto pasado, es extremadamente perjudicial para el funcionamiento y desarrollo del negocio, pues no cuenta con bases sólidas, arriesga la efectividad de la toma de decisiones y afecta la imagen del negocio ante sus públicos.

En contrapartida, un Plan de Continuidad del Negocio acorde con las circunstancias actuales, revisado periódicamente y adaptable ante situaciones desafiantes, permite optimizar la respuesta ante condiciones emergentes, y así minimizar los efectos nocivos de estos eventos.

En un primer momento, parece demasiado complejo desarrollar y poner en marcha un plan efectivo y que pueda, de alguna manera, “predecir” el futuro y aplicarse ante un determinado evento. 

Sin embargo, esto es posible gracias a la utilización de herramientas que permiten mirar hacia el futuro y proyectar situaciones con una gran probabilidad de ocurrencia dado un conjunto de variables. 

Al emplearlas, es posible efectuar cambios tanto operativos como estratégicos que proporcionen las bases para el crecimiento y el equilibrio del negocio.

 ¿Por qué es importante implementar un Plan de Continuidad del Negocio?

A pesar de su connotación estratégica, este tipo de plan es fundamental para garantizar las operaciones y los procedimientos técnicos del negocio antes, durante y después del evento que ha desencadenado su aplicación. 

Para fomentar el funcionamiento básico de la empresa, este plan debe presentar procedimientos alternativos en el ámbito operativo, dinámicas de recuperación de datos y de sistemas, readecuación de los roles y la detección de clientes y proveedores críticos. 

Como mencionamos en otro apartado, es clave que el plan evolucione y se modifique de acuerdo con las circunstancias del mercado, del segmento y del ambiente micro, por lo cual, debe ser un elemento dinámico y fácilmente adaptable a las condiciones emergentes.

Si cuenta con tales características, configura una herramienta extraordinariamente valiosa para enfrentar la incertidumbre y evitar que el negocio colapse. Pero, en definitiva, ¿cuáles son los beneficios de contar con un Plan de Continuidad del Negocio?

Permite conocer profundamente la empresa

Como la construcción de este tipo de plan implica verificar con cuidado diferentes aspectos del ambiente interno y externo, la dinámica permite entender a detalle aspectos esenciales del negocio.

En consecuencia, los gestores responsables de su estructuración pueden predecir con mayor fluidez posibles escenarios, proyectar los resultados de manera más acertada y tomar decisiones más efectivas.

Potencializa la toma de decisiones

El proceso de toma de decisiones ante imprevistos, demandas urgentes o situaciones inusuales puede generar mucha angustia hasta en el administrador más experimentado.

Al servir como guía, el plan permite a los profesionales ampliar su horizonte analizando puntos que, bajo otras circunstancias, pueden pasar desapercibidos. Asimismo, este documento abre espacio para soluciones creativas y específicamente diseñadas para encarar de modo oportuno una determinada situación.

Ahorra tiempo

Gestionar un negocio frente a diferentes adversidades supone invertir tiempo y dinero en una solución. Cuando contamos con un Plan de Continuidad del Negocio mejoramos la gestión del tiempo, ya que podemos guiarnos en un documento confiable repleto de datos actualizados y seguros.

Así, es posible dar los primeros pasos de manera más rápida, disminuyendo los efectos nocivos del problema que afecta la organización.

Asimismo, el plan permite enfocarnos en puntos que, de hecho, demandan nuestra atención, como detalles muy específicos y procedimientos que deben llevarse a cabo de modo exclusivo.

Disminuye las pérdidas financieras para el negocio

Como abarca información relevante sobre la organización, por ejemplo, la disponibilidad de recursos, los riesgos, los procesos más relevantes y las vulnerabilidades, reduce de manera considerable los gastos derivados de procedimientos deficientes, emergencias y otras circunstancias inesperadas.

Vale la pena recalcar que la promoción de la salud financiera del negocio también resulta de la facilidad de adaptarse a las nuevas tendencias de mercado y a la readecuación de los procesos, teniendo en cuenta la cantidad de recursos disponibles, incluso en materia de talentos, equipos y estrategias.

Es una poderosa ventaja competitiva

Ante un mercado cada vez más competitivo, contar con herramientas que proporcionen un diferencial y refuercen la imagen de la marca configura una necesidad.

El Plan de Continuidad del Negocio minimiza los riesgos y ayuda a los gestores a afrontar los desafíos impuestos por las nuevas condiciones de mercado. Así, quienes cuentan con una planificación muy bien estructurada tienden a desempeñarse mejor que las organizaciones poco o nada preparadas para encarar retos e imprevistos.

Asimismo, debemos añadir que el BCP reduce el tiempo de inactividad a raíz de la pérdida de información, de las fallas tecnológicas y de otros eventos desagradables. Por lo cual, permite a la empresa mantener un buen nivel de funcionamiento durante el curso de situaciones difíciles.

Características principales de un Plan de Continuidad del Negocio efectivo (BCP)

Para crear un Plan de Continuidad del Negocio efectivo, debemos basarnos en la Norma ISO 22301, un estándar de orden internacional que acapara 109 requisitos que se deben cumplir minuciosamente para afrontar incidentes antes que se desarrolle una crisis externa o interna.

Creada por la Organización Internacional de Normalización y vigente desde el año 2012, la Norma en cuestión busca disminuir la probabilidad de ocurrencia de incidentes que acarreen interrupciones en el funcionamiento organizacional, así como asegurar la recuperación corporativa en virtud de la adopción de un sistema de gestión de continuidad.

Para ser efectivo y cumplir con todas las disposiciones de la ISO 22301, el plan debe:

• Ser estratégico para asegurar que los equipos completen las tareas durante el lapso que dure la situación de emergencia, asegurando así el correcto funcionamiento del negocio.
• Enfocar en la reorganización de los quehaceres de los integrantes del plantel en caso de emergencia y definir cómo será el proceso de comunicación a lo largo del periodo crítico.
• Registrar los recursos requeridos para llevar a cabo las funciones críticas, como número de colaboradores, sistemas de TI, proveedores de confianza, etc.
• Conocer los procesos corporativos indispensables para mantener el funcionamiento de la compañía.
• Incorporar las tecnologías, las redes y los sistemas esenciales para asegurar las operaciones y un buen nivel productivo, evitando así interrupciones y la pérdida de datos.
• Definir de manera clara los riesgos y las vulnerabilidades que se pueden presentar, así como la mejor forma de encararlos.

¿Cómo elaborar un Plan de Continuidad del Negocio?

Un Plan de continuidad del Negocio o BCP integra un ciclo de evolución continua con 4 etapas:

1. Entender y analizar

Básicamente, esta etapa implica conocer el entorno, las necesidades y las particularidades del mercado que queremos atender, detectando los procesos, las estrategias y las condiciones críticas para el negocio.

De hecho, el primer paso para desarrollar un BCP efectivo es conocer el propósito, la visión y la misión de la compañía. Es decir, en qué segmento actúa, cuáles son las demandas del público (teniendo en cuenta su perfil), cuáles son los principales competidores y proveedores, entre otros datos fundamentales.

Más allá de ahondar en las peculiaridades, conocer la información permite descubrir el nivel mínimo aceptable de operación y funcionamiento, así como el tiempo de recuperación de servicios esenciales y la importancia de los clientes y de los proveedores para su operación adecuada.

Asimismo, sumergirse en el panorama corporativo de manera intensa optimiza la toma de decisiones y permite lidiar con los riesgos de manera más acertada.

Entre los procesos que pueden ayudar a los gestores a detectar el camino crítico del funcionamiento encontramos el Business Impact Analysis, o análisis del impacto del negocio, cuya finalidad es definir y clasificar las funciones críticas por niveles.

Además de usar dicha herramienta, podemos emplear el Process Mining, una dinámica empleada para identificar procesos, evaluar interacciones y descubrir puntos críticos de operación.

2. Valorar y decidir

Tras profundizar en la coyuntura de mercado, debemos detectar el nivel de impacto de ciertas situaciones y analizar el nivel de riesgo que podemos asumir al lidiar con estos problemas.

Es extremadamente importante valorar a detalle las dependencias, los activos, la gravedad de las amenazas y las posibles soluciones ante diferentes escenarios para tener bases sólidas y relevantes que impulsen la construcción de un plan de mitigación de riesgos y respuesta sólido, relevante y potencialmente efectivo. 

Una muy buena alternativa es usar herramientas que facilitan el análisis visual, incluyendo mapas de riesgo, recursos que permiten detectar los activos de un negocio que se encuentran más expuestos, entre otros insumos estratégicos.

El alcance del mapa de riesgo inicial depende de los diversos escenarios de mitigación que queramos añadir al plan y los grados de riesgo que estamos dispuestos a enfrentar en cada caso.

3. Cocrear e implantar

En esta etapa se aplica el plan teniendo en cuenta todas las instrucciones presentes en los planes de comunicación, formación, mitigación de riesgos, recuperación, gestión de crisis, entre otros relevantes.

Debemos recalcar que se trata de un plan cuya aplicación se vincula a las prioridades y a las perspectivas del negocio, así como a su capacidad de desdibujar una estrategia obsoleta y reestructurarla en pro de mejores resultados.

Por lo tanto, el documento consiste en una hoja de ruta que debe acaparar todos los sectores empresariales y los diferentes proyectos que habilitan la reducción de la huella del riesgo.

Para facilitar la puesta en marcha del plan y la adopción de las medidas recomendadas, nada mejor que involucrar a los talentos. 

En efecto, los profesionales que integran el plantel no solo conocen la dinámica operativa del negocio, sino que también entienden la necesidad de renovar los procesos que no presentan buenos resultados, así como incorporar procedimientos que optimicen su desempeño.

La participación del personal es clave tanto para fortalecer la probabilidad de éxito del negocio como para impulsar su motivación y satisfacción en el trabajo.

4. Probar y mejorar

Este tipo de plan es un motor que permite avanzar, tomar buenas decisiones y potenciar los resultados del negocio, ofreciendo respuestas rápidas para situaciones que ponen en riesgo su futuro.

En esta etapa, es hora de verificar detenidamente los resultados obtenidos a partir de la ejecución del plan y, si es necesario, hacer cambios y adaptarlo al nuevo panorama.

Debemos encarar el proceso de detección y administración de riesgos como algo continuado y que demanda una mirada detenida y profunda. Al tener conciencia de la importancia de estos puntos, no solo podemos pulirlos de manera más eficiente, sino también integrarlos al gobierno de la empresa.

El valor de esta etapa impulsa la contratación de un equipo experto en BCP capaz de liderar la implementación del plan y las diferentes transformaciones requeridas por la nueva coyuntura del negocio.

Además de ser responsable de quitar el plan del papel y convertirlo en realidad, estos profesionales deben difundir información relevante para el resto de la compañía y fomentar una cultura de administración del riesgo fundamentada en la prevención, adaptación al cambio e innovación.

¿Qué podemos concluir sobre el Plan de Continuidad del Negocio?

Un Plan de Continuidad del Negocio es un documento de índole estratégica con una gran repercusión en las bases de una compañía. 

Más allá de permitir su buen funcionamiento durante épocas críticas, esta planificación aumenta la credibilidad del negocio ante posibles inversionistas, promueve un entorno más alineado con las exigencias de los clientes y se posiciona como una potente ventaja competitiva.

No es vano que el BCP configure una herramienta clave para el éxito corporativo, pues permite afrontar adversidades de manera precisa y sin recurrir a soluciones de urgencia con pilares flojos.

Si su objetivo es desarrollar un Plan de Continuidad del Negocio de excelencia, recuerde que uno de los factores clave es utilizar sistemas y plataformas que otorguen datos exactos y actualizados sobre la coyuntura del negocio, tal como las soluciones de SAP Concur.

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