Viáticos laborales: 7 beneficios de automatizarlos

La inteligencia artificial integrada a la automatización de procesos ha dado excelentes resultados, por lo que cada vez son más las empresas que apuestan por la transformación digital.

Con la pandemia de COVID-19, la gestión inteligente de los gastos (también llamada ISM (Intelligent Spend Management), se ha vuelto la mejor decisión para gestionar los viáticos laborales en medio de la incertidumbre. Además, todas las áreas organizacionales han terminado beneficiadas con esta herramienta tecnológica.

¿Quiere saber más sobre ello? En este artículo analizamos los principales beneficios de estas soluciones y por qué vale la pena implementarlas.

Los viajes de negocio regresan

La gestión de viajes corporativos abarca la planificación, desarrollo y aplicación de políticas dentro de las organizaciones que tienen como objetivo brindarle mayor seguridad a los viajeros, controlando los gastos designados a tales efectos.

Ciertamente, durante la pandemia, la tecnología ha hecho posible el trabajo remoto, así como el teletrabajo, sin embargo, nada puede reemplazar por completo los viajes de negocios.

Según datos de un estudio llevado a cabo por SAP Concur, donde fueron encuestados 4850 viajeros de negocios pertenecientes a 23 mercados, la mayoría manifestó entusiasmo por volver a viajar.

Es aquí donde cobra vital importancia la automatización para los viajes corporativos y el control de viáticos.

¿Qué son los viáticos laborales?

Es un término utilizado en la actualidad para nombrar las sumas de dinero que debe entregar el empleador a sus colaboradores, para que estos puedan desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo en cumplimiento de funciones para la organización.

Esto va desde acciones de representación de la misma hasta la asistencia a foros o eventos educativos.

Los viáticos más comunes son los gastos de transporte, alimentación y alojamiento.

En algunos casos las empresas tienen políticas de rembolso para viáticos, lo que quiere decir que el trabajador costea los gastos del viaje con sus propios medios y luego la empresa le desembolsa el monto en que haya incurrido para lograr su gestión.

Inclusive con la pandemia del COVID-19 y a tenor de la necesidad creciente del trabajo remoto, las empresas han tenido que tener claras políticas de reembolso para esta modalidad de trabajo en medio de la pandemia.

Sin embargo, a menudo estas operaciones resultan ineficientes, agotadoras y elementos que propician el fraude empresarial, por esto, una gestión y control de gastos inteligentes , es una excelente opción para cualquier organización.

La importancia del control de viáticos

Tener una clara política de control de viáticos trae increíbles beneficios, ya que permite que las organizaciones tengan su presupuesto en orden, y así, estimen lo que gastarán sus representantes y colaboradores.

Además, le permite a los viajeros tener mayor conciencia de los consumos que realizarán, absteniéndose de incurrir en gastos excesivos, todo dentro del marco de un control de gastos inteligente y una política de gastos eficaz.

Beneficios de la automatización del control de viáticos

Las herramientas de automatización para el control de los viáticos reportan múltiples beneficios para las organizaciones. Estos son 7 de los que consideramos más importantes:

Ahorro en tiempo

Los reportes analógicos o soportados en papel pueden demorar hasta 20 minutos en ser revisados por los administradores, sin mencionar los errores en los que pueden incurrir en su análisis y gestión.

El proceso automatizado le ahorra muchas horas de trabajo manual que pueden ser utilizadas en labores más productivas para la empresa.

Desarrollo e implementación de una mejor política de gastos

Al poseer informes sobre viáticos más detallados y mejor organizados, se pueden hallar áreas de oportunidad y así desarrollar políticas que impulsen el ahorro dentro de la empresa.

Con herramientas de automatización, las empresas pueden insertar sus políticas de T&E, asegurando un mejor cumplimiento de los usuarios, evitando gastos excesivos.

Además, los reportes electrónicos permiten tener un conocimiento detallado de los viáticos, seguir indicadores de rendimiento y monitorear comparaciones con otros informes estándar de manera rápida y eficaz.

Bajos costos operativos

La gestión de gastos inteligente puede disminuir los costos organizacionales hasta en un 8%. Su uso dentro de todos los departamentos tributa en favor de su organización aumentando las utilidades.

Un ejemplo es la empresa aeroespacial Airbus Americas, que luego de la implementación de una solución de automatización de viajes y gastos, logró ahorrar 1 millón de dólares en horas de empleados en el transcurso de 3 años. Además, elevó el cumplimiento de sus políticas de viajes a un 85%.

Difusión de la información

Los sistemas que ofrecen servicios en la nube permiten que la información esté disponible para todos los involucrados en tiempo real.

Con soluciones de automatización de viáticos, podrá capturar todos los datos de los gastos y viajes, sin importar dónde estén reservados. Además, puede ver la información de los gastos consolidados en un solo tablero

Usabilidad

Los sistemas de automatización en materia de viajes son intuitivos y facilitan las tareas de la empresa. Los miembros del personal no necesitan capacitación extra, lo que ahorra costos y tiempo.

Los viajeros pueden tomar fotos de los recibos y agregarlos a los reportes de gastos, mientras que los proveedores de viajes pueden enviar automáticamente recibos electrónicos.

Además, muchas soluciones permiten la integración de otras aplicaciones, haciendo los procesos más rápidos y eficientes, sin comprometer la fiabiliad de los datos.

Confiabilidad

Los sistemas de automatización son fáciles de utilizar y reducen los errores manuales.

De acuerdo con un estudio realizado en 2015 por la firma Sistemas de Supervisión, uno de cada 10 viajeros presenta al menos un gasto duplicado incorrecto, y cada error cuesta, en promedio, 50 dólares.

Contar con un sistema de gestión que automatice los procesos y complete de forma automática los cargos, es capaz de reducir considerablemente estos riesgos.

Seguridad

El fraude corporativo es uno de los retos más importantes del control de gastos: alrededor del 5% de los ingresos típicos de una organización se pierden debido al fraude cada año. Además, el 83% de los casos de fraude está asociado a la apropiación indebida de activos, incluida la exageración en los reembolsos.

Con un sistema automatizado de control de viáticos las empresas están mejor equipadas para prevenir estas situaciones de riesgo.

Al utilizar esta herramienta, los empleados no pueden redondear cantidades, los importes siempre deben ser los mismos que los de los comprobantes de compra.

Ahora bien, después de leer todos sus beneficios, seguro se preguntará ¿qué funcionalidades ofrecen este tipo de soluciones? Veámoslo a continuación.

Tecnología de automatización de viáticos

Mantener el control de los viáticos reporta enormes beneficios para las organizaciones, no solo por el aumento en la productividad empresarial, sino por el gran ahorro económico.

Si su intención es automatizar los gastos de su empresa y facilitar el proceso de control de viáticos laborales, basta con implementar en su empresa un software de gestión que permita la operación de estos procesos.

Estas soluciones ofrecen:

• Un servicio en la nube que se actualiza y se puede configurar de manera automatizada.
• Capturar datos de transacciones, tomar fotos de recibos y enviar gastos fácilmente para una revisión y aprobación más rápida de los reportes de gastos.
• Optimizar la administración de gastos con recibos electrónicos.
• Reembolsar más rápido a los colaboradores.
• Tener acceso a los gastos con informes detallados.

Como ve, es una excelente estrategia para mantener un control de viáticos y optimizar la visibilidad de todos los gastos que se realizan en un viaje corporativo.

En conclusión

Los beneficios que ofrecen los sistemas de automatización de procesos son múltiples para las organizaciones; encarando los retos que ha planteado la pandemia del COVID-19. Dichas dificultades han abierto las puertas a nuevas metodologías que, en conjunto, permiten el crecimiento de las organizaciones mejorando el retorno de la inversión (ROI).

Las empresas inteligentes están apostando cada vez más por la implementación de estos sistemas de gestión y automatización de procesos, que los ayudan a enfrentar los principales retos del mundo digital.