Descubra cómo calcular viáticos efectivamente

30 de Junio de 2022

En el proceso de gestión de los recursos financieros de una empresa, es común que se planteen inquietudes cuando se aborda el tema de cómo calcular viáticos efectivamente y sin restar comodidad a los empleados o generar pérdidas significativas para la organización.

Los viáticos son la cantidad de dinero atribuida a un profesional contratado que debe ejercer funciones fuera del local habitual de trabajo, participar en sesiones de formación o representar a la compañía en determinados eventos. Esta partida incluye:

  • Alojamiento.
  • Transporte.
  • Alimentación.
  • Otros gastos relacionados con la actividad.

A continuación, ahondaremos en el tema.

Implicaciones de los viáticos

Los aspectos mencionados deben tomarse en cuenta al responder la pregunta sobre cómo calcular viáticos efectivamente. Asimismo, es preciso considerar:

  • Tipo de viáticos.
  • Salario del trabajador.
  • Días de comisión.
  • Días de pernocta.
  • Tipo de transporte.
  • Ruta.
  • Destino.
  • Costo de vida en el destino elegido.

Es importante destacar que los viáticos pueden ser permanentes o accidentales. Los permanentes son pagados con regularidad al trabajador, dado que el cumplimiento de sus labores lo amerita (como es el caso de los representantes de ventas).

Por otra parte, los viáticos accidentales están dirigidos a cubrir traslados ocasionales o extraordinarios, es decir, situaciones que no forman parte de la rutina habitual de trabajo del profesional contratado.

La información sobre el tipo de viáticos resulta fundamental, dado que, en Colombia, el Código Sustantivo del Trabajo (CST) establece que los viáticos permanentes o habituales forman parte del salario e ingreso gravable del trabajador.

Es decir, los viáticos permanentes inciden en las prestaciones, aportes parafiscales, seguridad social y retención en la fuente del empleado. No sucede lo mismo con los viáticos accidentales, los cuales no constituyen salario en ninguna circunstancia.

Tenga presente que los viáticos permanentes incluidos en el salario del trabajador son aquellos fondos destinados al pago de alojamiento y manutención, no los reservados para gastos de representación y transporte.

¿Cómo calcular viáticos efectivamente?

Debido a la diferencia existente entre los viáticos permanentes y accidentales, es recomendable hacer un registro pormenorizado de cada uno de estos gastos, resaltando el valor y la descripción de cada ítem.

Si bien es posible efectuar este control de viáticos de forma manual con formularios, autorizaciones y comprobantes, la solución más eficiente es automatizar el proceso utilizando un software específico.

Los sistemas informáticos diseñados para el control de viáticos, como las soluciones digitales creadas por SAP Concur, son capaces de simplificar la gestión de reservaciones en hoteles y medios de transporte.

Igualmente, permiten capturar los datos vinculados con los gastos y pormenores del viaje, generar informes, presentar opciones de proveedores de servicios y consultar toda la información relevante en un solo lugar.

Los softwares de control de viáticos también constituyen un excelente aliado para garantizar el cumplimiento de la política de viajes de la empresa y supervisar la administración de los recursos disponibles, en tiempo real.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar los viáticos?

Más allá de la incorporación de softwares de gestión de viáticos y la automatización de los procesos, existen acciones complementarias que puede emprender para optimizar la administración de los recursos:

1. Diseñar la política de viajes de la empresa

La política de viajes o de viáticos de la empresa es el documento administrativo que establece los criterios y procedimientos para solicitar y otorgar recursos a los profesionales que cumplirán funciones fuera de las instalaciones de la empresa.

Las disposiciones deben incluir tanto los diferentes tipos de gastos a considerar (transporte, alojamiento, alimentos, otros) como los medios que serán utilizados para una comprobación o auditoría posterior, si el caso lo requiere.

Incluso, algunas empresas han creado tablas referenciales de gastos, tomando en cuenta el costo de vida de las regiones que los empleados visitarán.

Las políticas de viáticos no son estáticas, pueden ser modificadas de acuerdo con los objetivos y la realidad de la empresa.

2. Planificar

Desde luego, planificar con anticipación los viajes redundará en diferentes beneficios para la empresa y sus empleados. Esta práctica favorece la reducción de costos en la compra de pasajes, renta de vehículos y contratación de establecimientos hoteleros.

Otra de las ventajas inherentes a la planificación anticipada de viajes, es la posibilidad de establecer alianzas comerciales con hoteles, restaurantes y otros proveedores de servicios que sean de utilidad para el viajero corporativo.

Recuerde, es posible obtener precios competitivos sin sacrificar la comodidad de los profesionales que cumplen funciones fuera de la empresa, siempre y cuando dedique tiempo a la planificación del itinerario.

3. Establecer un presupuesto para viáticos 

De la mano con la planificación, una de las mejores prácticas para gestionar los viáticos es establecer un presupuesto para viajes corporativos, como una categoría propia en el presupuesto general de la empresa.

Disponer de un presupuesto facilita tareas como comparar precios de diferentes proveedores, identificar las mejores fechas para viajar o determinar los montos mínimos y máximos que pueden adjudicarse en cada traslado. 

4. Usar tarjetas corporativas

Junto con las soluciones digitales, las tarjetas corporativas son un instrumento de gran popularidad entre las empresas que buscan la transparencia en la gestión de los viáticos y minimizar riesgos de uso indebido de fondos.

Con el respaldo de instituciones bancarias, las tarjetas corporativas facilitan la separación de gastos personales y profesionales, proporcionan un registro electrónico de cada operación y simplifican la gestión de los recursos.

Vale la pena señalar que la gran mayoría de los softwares de gestión de viáticos mencionados anteriormente, permiten capturar datos y gastos de fuentes, como las tarjetas corporativas, tal es el caso de Concur Expense.

Concur Expense puede ayudarle

Concur Expense es una de las soluciones digitales eficientes diseñadas por los especialistas de SAP Concur, con el propósito de automatizar el control de gastos y facilitar el acceso a la información sin importar su ubicación.

Esta herramienta digital le ayudará a planificar y tomar decisiones, emitir reembolsos con rapidez, generar informes en cualquier lugar, conectar con su ERP (Enterprise Resource Planning), crear proyecciones y mejorar la elaboración de presupuestos, entre otras funcionalidades. 

Ahora que conoce más sobre cómo calcular los viáticos efectivamente y las mejores prácticas para gestionarlos, lo invitamos a leer el artículo sobre los tipos de planificación financiera: cuál se adapta a sus objetivos y expectativas empresariales.

    

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