Gestión de viajes corporativos: ¿Cómo tener éxito con esta importante tarea?

24 de Agosto de 2021

La gestión de viajes corporativos está viviendo importantes transformaciones. Entre otras cosas, las empresas se están apartando de los mecanismos de micro gestión y están prefiriendo soluciones que proporcionen mayor confianza, simplicidad y transparencia a sus colaboradores.

Los viajes de negocios están determinados por la importante labor del control y el cumplimiento: para las empresas, este ítem implica el segundo gasto más grande después de los salarios. En virtud de ello, urge administrarlos eficazmente y crear estrategias para un mejor retorno de la inversión, en especial en los tiempos actuales.

Por consiguiente, la gestión de viajes corporativos amerita herramientas que garanticen la facilidad al momento de hacer cotizaciones y reservas para obtener las mejores opciones de viajes. En este sentido, es determinante tener presente que las empresas necesitan reducir costos y, al mismo tiempo, visualizar ganancias con relación a los viajes que deban hacer sus empleados.

A continuación, hemos desarrollado este artículo para la gestión de viajes corporativos, en el cual abordaremos diversos tópicos que le ayudarán a alcanzar una gestión integra, exitosa y competitiva.

La gestión de viajes corporativos

Los viajes corporativos son una herramienta de trabajo que implica la movilización —nacional o internacional— de los miembros de una empresa para tener contacto presencial con actores importantes de otras compañías, proveedores o clientes.

Para llevarlos a cabo de manera exitosa, debe implementarse una excelente gestión de viajes o travel management, la cual consiste en un proceso de política, control y seguimiento de todo lo que comprende los gastos de viajes de una empresa: esta gestión puede ser llevada a cabo por un gestor de viajes interno que forme parte de la misma compañía o agencias de viajes externas.

Si bien diversos perfiles pueden ocupar esta labor, hoy se necesita una persona que se especialice en turismo, ya que las complejidades aumentan y es imperativo optimizar la gestión de costos.

Ante este escenario, aparece la figura del travel manager o gestor de viajes, un rol bastante reciente. De hecho, décadas atrás, esta labor era ejercida por el personal de la empresa. Sin embargo, esto daba lugar a muchos percances en el desenvolvimiento de la logística, ya que no se poseían las destrezas ni los conocimientos necesarios para hacer una gestión de desplazamientos de calidad.

Los encargados de la gestión de viajes tienen principalmente las siguientes funciones:

  • Hacer las reservas de boletos y traslado de todo el equipo de la empresa, desde los altos ejecutivos hasta el resto de los colaboradores.
  • Controlar los gastos de viaje y gestionar de forma inteligente los costos con el fin de hacer el mejor uso de los recursos y el presupuesto disponible.
  • Gestionar y seleccionar los proveedores de servicios de acuerdo a las necesidades del viaje corporativo.
  • Decidir sobre las mejores tarifas corporativas en hoteles y restaurantes.
  • Analizar el presupuesto de gastos de la empresa y adecuarlo a las tendencias de viaje del momento.
  • Organizar el traslado del transporte terrestre.
  • Estudiar la política de viajes de la empresa, revisar el estado de la misma y su aplicabilidad y proponer modificaciones al respecto.
  • Idear y gestionar un plan de crisis de viajes corporativos en cuanto a la seguridad y la gestión del riesgo.
  • Llevar el control de los gastos de viajes corporativos de la empresa y entregar los informes detallados con todos los gastos al director de finanzas de la organización o al miembro designado de su supervisión.

Como se puede apreciar, el gestor de viajes corporativos es aquella persona que se encarga de tomar las decisiones más inteligentes para aportar soluciones de movilidad que sean satisfactorias para los objetivos de viaje de la empresa y, a su vez, hacer el mejor uso del presupuesto disponible: una combinación de logística y administración de recursos.

Claves para una gestión de viajes corporativos exitosa

Como señalamos al comienzo, la gestión de viajes debe estar sujeta al control y cumplimiento de la política de viajes de una organización.

Si desea desarrollar esta con el objetivo de beneficiar a su empresa, le sugerimos tener en cuenta las siguientes claves:

1. Estudiar la impresión de los viajeros corporativos

Para hacer una mejora constante de la gestión de viajes corporativos, lo principal es conocer la opinión de los viajeros en cuanto a su experiencia de viaje desde el traslado hasta la comida y el alojamiento.

Lo ideal es reconocer los problemas y, al mismo tiempo, detectar nuevas oportunidades para coordinar la calidad de la gestión de viajes corporativos.

2. Precisar cuándo es necesario viajar y cuando no

Debe reconocer cuando su organización necesita desplazarse físicamente hacia otro lugar y cuando puede recurrir a encuentros virtuales mediados por las tecnologías, ya que lo esencial es hacer buen uso de los viáticos y priorizar aquellos viajes que aporten mayor valor a la compañía.

En este sentido, cabe preguntarse si su empresa cumple con los requisitos de un programa de viajes corporativos.

3. Contribuir al desarrollo de una política de viajes participativa

La política de viajes de la empresa constituye el corazón de la gestión de viajes corporativos: la función del travel manager consiste en interpretarla, aplicarla y optimizarla conforme a los recursos que le sean asignados para administrar.

Dicha política de viajes debe reflejar las normas para un adecuado proceso de gestión de viajes y seguridad de los viajeros. En caso de que la empresa aún no haya desarrollado esta, el gestor de viajes debe tener la capacidad de diseñar las reglas que sostengan la dirección de los desplazamientos de la misma, detallar los tipos de alojamiento que corresponderán al personal de la organización según su cargo, la gestión del transporte y otros aspectos complementarios, como la alimentación y los horarios de trabajo.

El objetivo del desarrollo de una buena política de viajes es tener un documento de referencia que permita organizar toda la actividad alrededor de los viajes corporativos en función de lograr una productividad real y una rentabilidad efectiva: si bien no es absoluta responsabilidad del gestor de viajes controlar la política de gastos, sí puede valorar si se está haciendo un uso eficaz de los recursos.

Es importante concebir una política de viajes que sea flexible y que permita la participación de los viajeros para seguir optimizando los procesos de la mano de sus opiniones.

4. Diseñar planes de movilidad estratégicos

El plan de movilidad consiste en coordinar una serie de actividades que garanticen la seguridad de los empleados al momento de sus desplazamientos laborales, es decir, se procura tomar previsiones para reducir —tanto como sea posible— el riesgo de accidentes laborales.

Al respecto, un plan de movilidad empresarial añade importantes beneficios para las empresas, como la disminución de la accidentalidad, la facilitación de la movilidad, la reducción de los gastos, las acciones que incentivan el compromiso y la lealtad de los empleados. 

5. Colocar la seguridad como principio de actuación

Una adecuada gestión de viajes corporativos debe contemplar medidas que garanticen la mayor seguridad de los viajeros y, al mismo tiempo, aplicar debidamente dichas medidas, es decir, una gestión del riesgo que amerita hacer un análisis de las características del viaje para vislumbrar eventualidades y, así, tomar las debidas precauciones.

Para eso, se hace necesario diseñar mecanismos que minimicen los factores de riesgo en cuanto a salud, accidentes de coche, robo y demás percances que pudiesen ocurrir.

Vale decir que es muy importante hacer una investigación previa del lugar de destino para contemplar algunas previsiones específicas en cuanto al clima, temporada del año y otros aspectos relevantes.

6. Elegir bien los proveedores

Como ya se ha expuesto a lo largo de esta guía, una de las funciones de mayor responsabilidad en la gestión de viajes es la negociación de boletos, alimentación y hospedaje: la misión consiste en encontrar el mejor precio posible, ya que lograrlo no es una tarea sencilla porque dependerá de muchos factores.

Sin embargo, para hacer una gestión de gastos de viaje inteligentes, es pertinente considerar lo siguiente:

  • Conocer con exactitud el presupuesto: saber hasta dónde se puede llegar y hasta dónde no, es crucial para el avance de la gestión, pues así se pueden elegir los proveedores que mejor convengan de acuerdo al caso.
  • Tener en cuenta los cargos adicionales: en todo viaje, es recomendable saber las tarifas extras de servicios, como el costo de maletas adicionales, impuestos de viaje, consumos extra del hotel, disponibilidad de conexión a internet, desayunos y más. Es importante conocer con exactitud los montos para administrar eficazmente el dinero.
  • Elegir fechas convenientes: si las condiciones lo permiten, es preferible organizar viajes en temporada baja, ya que hay mejores precios y menos congestión de personas.

Recuerde que gran parte del éxito de la gestión de viajes corporativos recae en esta labor de negociación con los proveedores, la cual tiene un impacto directo tanto en la satisfacción de los viajeros como en el gasto total de la operación.

Lo central, es contar con mucha información que permita mover las piezas según su conveniencia, pues todo depende de tener un buen balance.

El conocido refrán lo barato sale caro aplica muy bien en estas situaciones, ya que no solo se debe considerar al momento de la decisión el factor ahorro, sino también la calidad, la cercanía al aeropuerto o al sitio de encuentro y, por sobre todo, la seguridad del equipo de trabajo.

Beneficios de las nuevas tecnologías en los viajes de negocios

Como todo en la actualidad, la tecnología tiene mucho que aportar en los viajes de negocios al proporcionar un enfoque inteligente. De acuerdo a un estudio elaborado por el Forum Business Travel en compañía de Amadeus España, la gestión de viajes corporativos está adoptando un enfoque integral que no solo se centra en los resultados finales, sino que aporta soluciones en todas las etapas de viaje.

Al respecto, conviene señalar algunas tecnologías que comienzan a introducirse con vigor en el sector:

1. Soluciones de gestión de viajes y gastos

Hoy en día, existen soluciones para la gestión de viajes y gastos de forma automatizada mediante el uso de software. El control de la gestión de viajes corporativos es una tarea difícil, por lo que, con estas herramientas automatizadas en la nube, es posible llevar el control total de los gastos de la empresa en tiempo real y desde cualquier lugar.

Permite visualizar los gastos en un mismo panel, distingue entre gastos activos y gastos integrados, permitiendo procesos más rápidos y sobre todo automatizados. Además, también lleva el control del estado de los viajes conectados y contribuye a la creación y el cumplimiento de itinerarios, así como de las políticas de viajes organizacionales.

Lo mejor de todo es que permite llevar control de todas las facturas. Como un asistente de bolsillo, permite pagar cuentas de manera automatizada, realizar capturas electrónicas de las facturas y emitir pagos a los proveedores por sí misma.

2. Inteligencia artificial

La inteligencia artificial puede anticipar las preferencias del viajero y hacer un análisis de sus conductas.

En este sentido, uno de los principales desafíos de la gestión de viajes en la actualidad —además de supervisar los presupuestos masivos— consiste en satisfacer las necesidades de los viajeros para que su experiencia sea cómoda y personalizada.

De este modo, la flexibilidad de opciones y la personalización encuentran luz de la mano de la inteligencia artificial, la cual puede analizar miles de datos conjuntamente con el aprendizaje automático y las redes neuronales artificiales que sirven para analizar las preferencias y dificultades de los viajeros corporativos con el fin de facilitar la planificación y la reserva de alojamiento.

3. Chatbots

Gran parte de los viajeros corporativos aseguran sentirse cómodos con herramientas que planifiquen sus próximos viajes de acuerdo a su historial: por ejemplo, se está considerando integrar chatbots con inteligencia artificial que son capaces de obtener información de los viajeros corporativos para ofrecer recomendaciones personalizadas.

4. Tecnología móvil

La tecnología móvil incorpora importantes avances en la gestión de viajes de negocios en múltiples aspectos como la búsqueda, reserva y cambio de vuelos.

En la actualidad, es posible disfrutar de un sinfín de experiencias mejoradas y personalizadas que motivan a descubrir nuevos destinos conforme a las preferencias de cada quien.

De acuerdo a un estudio de Booking.com, un cuarto de los profesionales afirmaba apartar un momento para el ocio —para actividades no relacionadas con el trabajo— en sus viajes de negocios.

En conjunto, estas tecnologías tienen la posibilidad de contribuir a la gestión de viajes corporativos para optimizar la experiencia de viaje en todas sus facetas y hacerla más agradable, precisa y satisfactoria.

Principales tendencias en la gestión de viajes corporativos

No hay duda que el sector turístico ha sido uno de los más afectados por la COVID-19. Pese a ello, este 2021 mantiene la esperanza puesta sobre la vacunación masiva que elevará progresivamente el reinicio de los viajes corporativos.

El aprendizaje que ha logrado el sector en términos de desplazamientos corporativos por motivos de negocio trae consigo acciones de mayor responsabilidad que entregan soluciones sostenibles y seguras junto con la adopción de nuevas tecnologías para un enfoque integral.

Pensando en esto, podemos señalar las siguientes tendencias en el sector:

1. Mayor interés por la salud

Las empresas han advertido la importancia capital que tiene cumplir con las disposiciones sanitarias de gobiernos y otras organizaciones antes, durante y después de los viajes.

El uso de mascarilla sigue siendo crucial, ya que una de las principales preocupaciones de los trabajadores es contagiarse y, por consiguiente, exponer a sus familiares de regreso en casa.

2. La sostenibilidad como eje central de los esfuerzos

Con mayor agudeza, los viajeros demandan que las empresas hagan uso responsable de los recursos y prefieren apoyar a compañías responsables con el medio ambiente. En el caso de las aerolíneas, aquellas que se preocupen por la baja emisión de carbono tendrán mayores posibilidades de fidelizar a sus clientes.

Para reducir la contaminación que la actividad del turismo de negocios trae consigo, los viajeros optarán por pasar mayor tiempo en sus lugares de destino y adoptarán diversas aplicaciones para la gestión de itinerarios, como la tarjeta de embarque digital.

3. El impacto de la transformación digital

Las empresas seguirán adoptando alternativas que permitan comunicar sus servicios y productos en el entorno online.

En líneas semejantes, la automatización del trabajo seguirá en auge en la medida que crecen los modelos híbridos de colaboración en formato remoto.

Esto implica gestionar inteligentemente los gastos para un mayor alcance del presupuesto, aumentar el cumplimiento de las actividades y optimizar los procesos para que exista mayor rentabilidad en la organización.

4. La seguridad del empleado

Ya no es solo una función destinada a los departamentos de recursos humanos, sino que abarca también la gestión de viajes corporativos, la cual debe centrar sus esfuerzos en garantizar la salud y la seguridad del equipo.

5. Pasaporte de salud digital

Con la aplicación progresiva de las vacunas para la COVID-19, la confianza del viajero se renueva. Asimismo, las pruebas rápidas siguen siendo una opción inmediata para controlar la situación.

Retos y oportunidades de la gestión de viajes corporativos en el entorno pospandemia

Por supuesto, además de todo lo que hemos revisado hasta ahora, es fundamental que su organización sepa sobre los desafíos y oportunidades de la gestión de viajes en el entorno pospandemia.

A continuación, le contamos qué debe tener en cuenta para sus futuros desplazamientos:

1. La crisis como oportunidad de crecimiento

No cabe duda que los viajes corporativos se han paralizado y reducido enormemente a excepción de situaciones de absoluta necesidad. Pese a ello, comienzan a retomar su curso y el reinicio de las actividades traerá consigo nuevas oportunidades.

En este sentido, recordamos que esta no es la primera vez que el sector de viajes corporativos atraviesa una fuerte crisis: los atentados del 11 de septiembre o la epidemia de SARS entre 2002 y 2004 influyeron fuertemente en la dinámica de los viajes de negocios, en especial en la forma de efectuar los desplazamientos.

Sin embargo, el sector logró salir a flote adoptando otras normas y estrategias de recuperación y recuperó el volumen de viajeros.

A su vez, la crisis financiera de 2008 llevó a las empresas a replantearse sus políticas de viajes debido a que la necesidad de ajustar gastos las motivó a considerar la obligatoriedad de la cantidad de viajes, analizar los contratos con proveedores y contemplar nuevas formas de administrar los gastos.

2. No todo es reducción de costos

En la actualidad, la gestión de viajes corporativos no solo se centra en la reducción de costos, sino también en la definición adecuada de las necesidades que implica un desplazamiento y el diseño de soluciones más indicadas para cubrir las mismas.

Por consiguiente, vale considerar nuevos criterios para justificar esos viajes y hacer un balance de los motivos, necesidades, tiempo de estadía, personas involucradas, logística, procedimientos de autorización y control de todas las actividades en cuanto a gastos y calidad en el cumplimiento.

3. La seguridad sanitaria como principal dificultad

La seguridad sanitaria se encuentra en el centro de los desafíos y se hace necesario introducir políticas que garanticen la seguridad de los viajeros.

En sintonía con ello, es necesario contemplar protocolos de manejo de accidentes, emergencias y otras situaciones imprevistas.

4. La inserción progresiva de nuevas tecnologías

Como en todos los sectores, la tecnología será la mejor aliada para crear alternativas que permitan asistir las nuevas demandas.

En caso de que no se puedan dar los desplazamientos, sabemos que la acelerada transformación digital ha impulsado el uso de videoconferencias, las cuales a pesar de ya haber sido herramientas habituales, han cobrado mayor protagonismo desde el año pasado.

De igual manera, la implementación de programas informáticos en la gestión de viajes para su adecuado seguimiento favorecerá la logística de acciones en torno a la geolocalización y la comunicación.

5. Integración y colaboración

La capacidad que tengan los proveedores de viajes para brindar herramientas integradas que agrupen todos los servicios existentes —como el acceso a la oferta de billetes de avión, mayor disponibilidad de habitaciones en hoteles, la renta temporal de departamentos, la localización de viajeros, la gestión de gastos y la gestión de incidencias— serán factores clave al momento de considerar una gestión inteligente de los gastos para aportar ventajas competitivas en este nicho de mercado.

La clave consiste en aprovechar la crisis para adaptarse a las nuevas dinámicas que el sector de turismo de negocios contempla hoy, para seguir ofreciendo calidad en todo el proceso.

¡Hemos llegado al final! Los viajes corporativos permiten establecer vínculos que fortalecen la cooperación entre empresas y un cierre de contratos más claro que aumenta la capacidad de recuperar ganancias: el contacto personal es un potente catalizador de negocios.

En virtud de ello, una buena gestión de viajes corporativos debe reconocer muy bien qué es lo que se negocia con el objetivo de garantizar una inversión inteligente para las corporaciones y acentuar sus oportunidades de participación en el mercado, además de contribuir a retener el talento dentro de las empresas al proporcionar una experiencia de viaje de crecimiento mutuo.

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