Comunicación interna: el rol de las tecnologías en su optimización

23 de Mayo de 2022

En las relaciones humanas es vital y fundamental la comunicación. Saber escuchar y entender son elementos esenciales para el intercambio de información, datos y opiniones.

Ya que en las empresas se convive con muchas personas, la comunicación interna debe fluir de manera precisa, concisa y directa, a fin de lograr el mayor rendimiento posible, evitar malentendidos y posibles conflictos.

En la actualidad, la transformación digital es indispensable en todas las actividades de una empresa.

Por eso, el uso de la tecnología para la comunicación interna está tomando cada vez más fuerza. Gracias al uso de teléfonos inteligentes, tabletas y computadores, que soportan herramientas de interacción en línea, este procedimiento ahora es más práctico y amigable para los trabajadores en México y el mundo.

¿Qué es la comunicación interna?

Se define como la transmisión de información, conocimiento y contenido entre diferentes áreas de una empresa, a través de canales y medios internos. Su destino final es el personal que labora en los distintos departamentos o modelos organizacionales.

La comunicación interna en una empresa define los vínculos informativos desde las cúpulas directivas hacia los trabajadores o en sentido contrario. También puede ser entre trabajadores con la intención de informar, explicar, motivar, persuadir y recordar contenido de interés que aumente la productividad.

Objetivos de la comunicación interna

Consiste en hacer dinámica la distribución de la información y compartir el conocimiento entre todos los niveles de una organización, mediante el empleo de herramientas adecuadas por parte de la empresa, entre las que se encuentran:

  • Transmitir mensajes corporativos relacionados con la evolución de la empresa.
  • Informar sobre hechos importantes que tienen lugar dentro de la empresa.
  • Motivar al personal en mejorar su productividad.
  • Incentivar el trabajo en equipo.
  • Fomentar un buen clima laboral.
  • Promover el nivel de compromiso de los empleados.
  • Facilitar la gestión del cambio organizacional.
  • Estimular el sentido de pertenencia.
  • Compartir los éxitos de la empresa.

Tipos de comunicación interna

Se clasifica de acuerdo a la jerarquía organizacional existente y bajo la siguiente configuración:

Comunicación descendente

Proviene de los niveles directivos o gerenciales y está dirigida a los niveles bajos. Como es el caso de gerentes hacia los trabajadores, o de jefes hacia subalternos.

Por lo general es unidireccional. Se utiliza para dar instrucciones, notificar y comunicar decisiones.

Comunicación ascendente

Va de los niveles bajos a los niveles altos, principalmente para la retroalimentación (feedback) de los subalternos con sus jefes, gerentes, directores, según sea el caso.

Sirve también para sugerencias, ideas y propuestas para las personas encargadas de tomar decisiones o para realizar solicitudes formales.

Comunicación horizontal

Es la que se ejecuta entre pares o similares de un mismo departamento, es decir, entre niveles supervisores o entre trabajadores.

Este tipo de comunicación es adecuada para coordinar tareas y sinergia entre departamentos o gerencia de la empresa.

Comunicación formal e informal

Se distinguen porque la formal es de acuerdo a los niveles de jerarquía y la informal para el manejo de relaciones interpersonales de los trabajadores.

Herramientas de comunicación interna

Para mantener informados de manera veraz y oportuna a los trabajadores existen algunos mecanismos para hacer efectiva las comunicaciones internas. Entre las de uso tradicional tenemos:

  • Manual del empleado: son folletos o cuadernillos entregados a los empleados con información importante, relacionada con la historia de la empresa, misión, visión, valores, organigrama empresarial, protocolos y teléfonos de interés de la empresa.
  • Carteleras informativas: son medios desarrollados para ser ubicados e instalados en lugares visibles o de mucho tránsito. Sirven para brindar información de diversa índole, o incluso para convocar a la participación interna de los trabajadores en actividades especiales de las empresas.
  • Boletines internos: son publicaciones regulares (semanales, mensuales, etc.) para ofrecer información al trabajador, tales como: noticias de interés, avances informativos, eventos especiales, entre otros.
  • Circulares: son documentos que recogen información destinada a un grupo específico de trabajadores o a su totalidad en el menor tiempo posible. Por lo general, son instrucciones directas relacionadas con los puestos de trabajo, utilización adecuada de las instalaciones y bienes de la empresa, implementación de nuevas medidas, entre otros fines.

¿Cómo la tecnología puede ayudar en las comunicaciones internas de las empresas?

El uso de la transformación digital con todas sus aplicaciones se ha convertido en la mejor plataforma para la comunicación interna de las empresas.

Estas herramientas contribuyen a reducir los tiempos de producción y costos operativos, entre los medios tecnológicos de mayor uso tenemos:

E-learning

Es un método de aprendizaje-enseñanza a través del internet.

El proceso de capacitación es más fluido, ya que el trabajador puede hacer el proceso de modo interactivo, con una comunicación que puede ser tanto sincrónica como asincrónica, resultando ser muy didáctica.

Es un método de autogestión y se puede recurrir a la ayuda de tutores o compañeros de trabajo para despejar dudas.

E-working

Conocido como teletrabajo, es una técnica de empleada por las empresas, la cual despuntó durante la pandemia del COVID-19.

Se basa en el empleo de tecnologías de la información que facilitan el acceso remoto de los trabajadores con la empresa gracias a protocolos de seguridad lógica.

Intranet

Son redes informáticas internas que disponen las empresas para el acceso únicamente de los miembros de la organización.

Se utilizan para compartir archivos, enviar documentos, descargar instructivos, realizar chats, videoconferencias, entre otros.

Correo electrónico

Son direcciones electrónicas personalizadas destinadas para enviar y recibir información de trabajo e intercambiar opiniones de forma rápida.

Esta herramienta es muy valorada, ya que disminuye costos operativos y agiliza los procesos de trabajo.

Videoconferencias

Es un sistema de comunicación interactivo a través de internet que permite a varios usuarios de manera simultánea hacer conversaciones virtuales. Sus canales son medios de transmisión en tiempo real, como audio, video, texto e imágenes.

Aplicaciones móviles o redes sociales corporativas.

Son herramientas diseñadas para la colaboración del trabajo en equipo donde el jefe de un departamento publica una idea para una nueva operación.

Luego, los trabajadores pueden emitir su opinión y votar para decidir si es factible o no su propuesta.

Chatbot

Son programas informáticos (robots que hablan) que se usan para efectuar trámites, solicitudes, gestionar acciones, reportar procesos productivos y ayudar los trabajadores en los procedimientos a seguir en caso de un evento.

Ventajas de la comunicación interna en las empresas

A continuación, compartimos algunos de los principales beneficios al establecer una buena gestión de la comunicación interna:

  1. Incrementa la productividad en los empleados y los procesos.
  2. Refuerza la identidad corporativa en los colaboradores.
  3. Promueve el flujo de comunicación bidireccional, contribuyendo a generar un ambiente de confianza y buenas relaciones.
  4. Facilita el intercambio de información entre empleados. eliminando los trámites burocráticos.
  5. Optimiza el trabajo en equipo.
  6. Reduce el ruido de la comunicación.
  7. Fomenta el desarrollo de la cultura empresarial digital de la empresa.
  8. Incrementa la satisfacción manteniendo un ambiente de trabajo saludable.
  9. Agrega mayor credibilidad y transparencia a la comunicación empresarial.
  10. Permite dar a conocer los objetivos, metas y logros de la empresa.
  11. Incrementa el sentido de pertenencia en relación con la organización.
  12. Alinea la misión, visión y valores de la empresa con los empleados.

¡Hasta aquí nuestro artículo!

Ahora, lo invitamos a interactuar con información de interés relacionada con los ambientes de trabajo, en nuestro post que habla sobre cómo se relaciona el ambiente de trabajo y cómo es la experiencia del empleado.