El control de gastos para mejorar el cumplimiento corporativo es uno de los principales desafíos de las empresas en la actualidad.
Se estima que el 62% de las compañías actuales está considerando medidas para la contención de costos, aunque muchas no estén equipadas para hacerlo. Esto refleja un panorama complejo para las empresas que no cuentan con las soluciones adecuadas para llevar a cabo una buena estrategia.
En este artículo abordamos cuáles son los principales retos de control y cumplimiento y las mejores formas de enfrentarlos mediante el uso de la tecnología. De esta forma, podrá reducir el fraude, los problemas de cumplimiento normativo y los riesgos de reputación empresarial.
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Primero, veamos cuáles son los principales retos a los que se enfrentan las compañías en esta materia:
Recibos en papel
Uno de los grandes desafíos para las empresas es la precisión en los reportes de gastos y los riesgos relacionados con el manejo de dinero en efectivo. Esto resulta complicado dado que los procesos son susceptibles a errores manuales y cada etapa requiere de mayor control, así como una mayor inversión de tiempo.
Otro de los retos más grandes es el seguimiento manual del kilometraje. Esta categoría de gastos tradicionalmente es difícil de gestionar, ya que a menudo es susceptible de fraude. Además agrega un promedio de 21 horas de tiempo administrativo en el registro manual y la solicitud de reembolso para las empresas.
Es más complejo que otros gastos porque en muchos casos se encuentra indocumentado, lo que permite aprobar y reembolsar estimaciones de los empleados. Sin embargo, los expertos consideran que a menudo los trabajadores pueden sobreestimar estas distancias, lo cual resulta perjudicial para la organización.
Este es uno de los desafíos más comunes para muchas compañías: la identificación, aprobación y captura de gastos resulta un proceso complicado para muchas unidades de negocio. Además, las empresas carecen de herramientas que les permitan automatizar las solicitudes de gasto y las aprobaciones de manera rápida. Los gerentes de presupuesto se encuentran limitados al no poder revisar los costos de viaje antes de que se hayan reservado, sin poder controlar el gasto antes de que se produzca.
La falta de acceso a información de reportes y análisis sobre gastos, costos y reembolsos de cada viaje puede derivar en un exceso de gastos por parte de la empresa, además de una falta del cumplimiento de la política de control de costos.
Para enfrentar estos retos, es esencial contar con recursos que permitan cerrar la brecha de datos y flujos de trabajo que aumentan los costos y reducen el cumplimiento, de modo que se pueda gestionar el gasto activamente.
Algunas formas de enfrentar estos desafíos son:
Esto permite mejorar la comunicación y la precisión de los reportes de gastos, evitando los riesgos relacionados con los gastos en efectivo.
Reemplazando el seguimiento manual mediante tecnologías que simplifiquen el proceso y aumenten la precisión y el control de una categoría que históricamente es compleja de gestionar.
Esto ayudará a evitar una visibilidad limitada de los gastos de los viajes futuros. Los gerentes de presupuesto podrán encargarse de revisar los costos de viajes antes de que estos sean reservados.
Su empresa podrá controlar los gastos que hacen sus empleados antes de que se produzcan y, a su vez, podrá revisar cada reporte de gastos antes de ser presentado. Así, lograrán una gestión que les permitirá cumplir con la política de viajes y gastos en todas las reservaciones.
Las soluciones de gestión y control de viajes y gastos permiten a las compañías capturar y aplicar controles de gastos a reservaciones realizadas directamente con proveedores. Además, brinda grandes ventajas para ampliar la captura de datos de transacciones y acelerar la aprobación de los reportes de gastos.
Utilizando tecnologías inteligentes también podrá reducir costos por errores y fraudes, ya que la inteligencia artificial y el aprendizaje automático son herramientas que permiten automatizar los datos y recibos de gastos. De esta manera, el control y la precisión se irán incrementando, y los procesos de auditorías se simplificarán.
Las innovaciones tecnológicas permiten a las empresas estimar, prevenir y abordar riesgos significativos. En esta materia, ofrecen grandes ventajas. A continuación, mencionamos algunos casos:
Para abordar los retos más importantes de control de gastos y cumplimiento corporativo, hoy en día es imprescindible contar con soluciones para gestionar y optimizar el flujo de información.
Las empresas necesitan contar con soluciones integradas de viajes y gastos que permitan un análisis e interacción de los datos. Esto ayudará a que se desempeñen los procesos de manera más eficiente, reduciendo los tiempos en cada uno de sus procesos y ahorrando dinero y recursos.
Las soluciones tecnológicas integradas ayudan a mejorar el proceso, fortaleciendo el control en cada etapa. Así tendrá una visibilidad ilimitada que le permitirá reducir riesgos importantes como el fraude, asegurando el cumplimiento normativo, su reputación y confiabilidad en el mercado.
Una de las herramientas tecnológicas más relevantes para este propósito son las soluciones de gestión y control de viajes y gastos. Estas aportan ventajas como:
Todos estos puntos son esenciales para el cumplimiento normativo y para enfrentar el control de gastos que afronta toda empresa en la actualidad. Como hemos explicado a lo largo de todo este artículo, es necesario que las compañías asuman el riesgo y se impulsen hacia los beneficios que brindan las tendencias tecnológicas en esta área.
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