Conozca cómo aumentar la productividad de los empleados

2 de Junio de 2022

La productividad de los empleados es un tema que le preocupa a toda empresa, y al aumentarla entran en juego aspectos como la motivación de los empleados y la correcta gestión de la jornada laboral.

Como tal, no es tarea sencilla, sino que para las organizaciones, tanto a nivel público como privado, supone un problema y riesgo de que los procesos internos se compliquen y causen estragos a nivel financiero. 

En tal sentido, usted puede determinar la importancia que tiene la eficiencia en la productividad de los empleados, para el cumplimiento de los objetivos planteados en su empresa. 

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¿Qué es la productividad de los empleados?

Podemos definir la productividad de los empleados como la gestión eficiente y responsable del tiempo, que permite conseguir los objetos planteados en la empresa y, además, hacerla competitiva.

En ese sentido, para aumentar las oportunidades de negocio y la eficiencia dentro de una organización, es vital que los empleados estén abocados a sus tareas y funciones, entendiéndose que su desempeño repercute en todo el sistema de trabajo para bien o para mal.

Pero este concepto va mucho más allá, pues también incluye el entender que hay factores que inciden en que una persona sea más o menos productiva.

Lo cierto es que de nada sirve contar con una nómina de expertos en cada materia, si estos no ejecutan sus tareas de manera confiable ni competente.

Si usted es gerente de un negocio o responsable del personal de alguna organización, debe saber que el hecho de que un empleado pase más horas en la oficina no implica que sea más productivo. Por el contrario, si el tiempo de horas laborales se reduce y los resultados son propicios, es ganancia para la empresa.

La prioridad es que los empleados avancen en sus tareas y logren ser el motor que permita dar pasos agigantados hacia el cumplimiento de objetivos.

El ejemplo del Reino Unido y Suecia

Recientemente, miles de trabajadores del Reino Unido iniciaron jornadas de trabajo que solo les ocupa cuatro días a la semana. Seguirán cobrando el 100% de su salario.

La iniciativa forma parte de un programa piloto donde participan más de 3300 personas pertenecientes a 70 empresas.

Y en Suecia, la jornada laboral fue reducida de 40 horas a la semana a 30. Los resultados han sido mayor productividad de los empleados y mejor calidad de vida.

Si se analiza este experimento social, cuyos reportes han demostrado más producción, queda claro que la motivación de poder ganar la misma cantidad de dinero teniendo menos horas laborales, es ideal para los empleados.

Claro está que se asume un compromiso: hay reducción de horario, pero durante la jornada deben dar todo de sí y comprometerse a realizar las tareas de manera fiel y positiva.

Ahora bien, ¿qué puede hacer usted para que la productividad crezca? A continuación le compartimos algunos factores esenciales para lograrlo.

Conozca las 9 claves para aumentar la productividad de los empleados

Comprendiendo que la productividad tiene la capacidad total para aumentar la utilidad, a la par de disminuir el tiempo invertido en los procesos y sus costos operativos, queda a la vista cuáles son las razones por la cual hay que estimularla. 

En tal sentido, impacta directamente en la motivación de los colaboradores y su desempeño, así como en el acatamiento de los requerimientos corporativos.  

A través de su optimización, es posible aumentar la eficacia de los trabajadores, agilizar las labores a nivel interno y lograr resultados positivos. 

Pensar en que mejore la productividad de los empleados no es solo empujarlos a que se muevan y hagan sus pendientes de manera rápida para cumplir metas. También se trata de que estos se sientan bien dentro de la organización.

Sin más preámbulos, estos son los 9 puntos claves que le ayudarán a reflexionar si sus trabajadores están siendo eficaces y si su empresa es rentable a los efectos de productividad. 

1. Automatizar procesos

Con las tecnologías que existen hoy en día, es casi imposible no automatizar los procesos dentro de una empresa, con la intención de que todo fluya de una mejor manera y los empleados puedan trabajar más eficientemente.

Por ejemplo, su empresa puede emplear herramientas especializadas que permitan digitalizar estructuras de gastos, pagos y facturas, así como la digitalización de los procesos de gestión de proveedores, entre otros.

2. Invertir en máquinas

Dependiendo de qué tipo de empresa tenga, la adquisición de maquinaria para sustituir las obsoletas es una forma viable de aumentar la productividad de los empleados y, a su vez, ahorrar en materia prima.

Por ejemplo, una empresa que opere en el sector de la agricultura y no cuente con equipos óptimos que agilicen las tareas, se quedará en la vieja escuela, sin darle la oportunidad a sus trabajadores de que se capaciten en las nuevas tendencias para los procesos de siembra.

Y esto también aplica para todo tipo de organizaciones, es decir, mantener equipos más eficientes y rápidos como computadoras y teléfonos celulares, es básico para el buen desempeño de los trabajadores.

Invierta en innovación, esa es la mejor manera de decirlo. Cuanto más lo haga, la productividad de sus empleados será mayor. 

Es necesario modernizar y adaptarse a las exigencias del mercado.

3. Promover un buen clima laboral

La buena comunicación entre los empleados se traduce en un ambiente cordial. Esto permite construir un clima laboral adecuado para el desarrollo de ideas y procesos. Por eso, es importante fomentar las buenas relaciones interpersonales dentro de la organización.

Y esto puede lograrse a través de actividades internas de orientación, que permitan a los empleados compartir opiniones e incluso, si lo desean, experiencias personales.

Si la comunicación fluye entre los trabajadores y hay empatía, se evitan errores y malos entendidos.

En definitiva, un ambiente de trabajo apacible, donde fluyan las relaciones interpersonales, eleva la productividad. Mientras que un entorno conflictivo perjudica la motivación laboral y a su vez pone en riesgo la comunicación y el entendimiento.

4. Realizar capacitaciones

Invertir en capacitación es una manera ejemplar de aumentar la productividad de los empleados. Esto le dará ganancias a la organización y hará posible que los trabajadores se mantengan al día con su profesión.

Además, da la oportunidad de que puedan crecer y aprender nuevas habilidades, a la par de su crecimiento personal y dentro de la empresa.

La buena formación que tenga el equipo de trabajo también implica que estén actualizados en los cambios que pudiera hacer la empresa, como la instalación de un software de gestión u otros programas y metodologías.

Es definitivo, proporcionar las herramientas necesarias a los empleados para mejorar sus competencias y habilidades, generará motivación y rendimiento.

Entonces, vale decir que el nivel de motivación y de productividad aumentará si les proporciona los instrumentos para mejorar sus habilidades y competencias dentro de la organización.

5. Buenos salarios y beneficios

Evidentemente, si los colaboradores tienen un salario que les permita cubrir todas sus necesidades y ahorrar, serán más productivos.

Los beneficios que la empresa ofrece también son un punto de interés al momento de hablar de la proactividad. Si la persona recibe como extras al salario, seguro médico, bonos y aumentos, seguramente estará más contento en hacer su trabajo.

Y es válido decir que un empleado feliz, tendrá más dinamismo y energía, lo que deriva en más productividad y eficacia.

Asimismo, se adaptará mejor a los cambios, tomará mejores decisiones en situaciones adversas y hasta se disminuirá el riesgo de tener accidentes laborales.

6. Sentido de pertenencia

El llamado engagement laboral, o sentido de pertenencia, es el sentimiento que le permite a una persona saber que forma parte de un todo o que pertenece a algo. De esa manera, se siente identificado con la empresa y sus valores.

En tal sentido, debe lograr que los empleados sientan que no están en la empresa solo para ocupar un puesto de trabajo, sino que también son una parte importante de la organización.

El resultado será más compromiso, productividad y familiaridad.

7. Evitar el estancamiento laboral

Dar oportunidades de ocupar nuevos cargos o puestos de trabajo hará que la productividad de los empleados ascienda, pues serán tomados en cuenta y podrán demostrar de qué están hechos al enfrentar nuevos retos y objetivos.

Al hacer esto, la empresa evita que los trabajadores se estanquen y desanimen por tener que hacer las mismas actividades durante años.

Por eso, es necesario lograr que los colaboradores puedan ocupar diferentes cargos a través del tiempo, lo cual servirá para que participen en sus propios objetivos y progresos.

8. Mantener comodidades y servicios

Un buen lugar de trabajo debe ser cómodo. Los empleados pasan horas en un mismo lugar y, por lo tanto, necesitan un ambiente confortable que incluso tenga áreas donde puedan tomar breves descansos.

Además, el espacio de trabajo debe contar con servicios adecuados para que la productividad de los empleados sea mayor. Por ejemplo, buen mobiliario, infraestructura, iluminación, temperatura, espacio, ventilación, áreas para comer y suficientes toilettes.

9. Establecer metas y objetivos

Los trabajadores deben saber con antelación cuáles son las metas y objetivos a cumplir dentro de la organización. Esto servirá para que se mantenga como prioridad el alcanzarlos uno a uno, a través de buenas orientaciones y prácticas productivas.

Al tener en la mesa cuáles son esas metas y objetivos, es posible determinar con precisión las prioridades de la empresa con sus futuros resultados y el tiempo que se necesita para cumplirlos.

Hoy en día, la gestión de personal a través de la determinación de estrategias dirigidas al estímulo de la productividad, son un diferencial enorme ante la competencia. 

Y esa capacidad de poder hacer todas las tareas multiplicando la eficiencia, priorizando la innovación y mejorando la calidad, debe ser la bandera de las empresas. 

¿Cómo se mide la productividad de los empleados?

El recurso humano no puede ser 100% productivo siempre, ese espacio no eficaz es normal, pero su empresa debe garantizar que ese último no supere al anterior. Por ello, debe conocer cómo medir la productividad de los empleados y empezar a evaluar el rendimiento.

Supervisar es una forma de hacerlo, y esto se logra verificando las horas productivas para calcular el desempeño. Al mismo tiempo, hay herramientas que permiten medir el grado de rendimiento y eficiencia como son las Key Performance Indicators o KPIs.

Los KPIs son indicadores claves de desempeño que, a través de sus variables, factores y unidades de medida, muestran la realidad sobre el trabajo dentro de una organización.

De acuerdo a sus resultados de medición, permiten llevar a cabo planes para mejorar la productividad y ajustar —de ser necesario— los procesos para el logro de los objetivos. Deben ser medibles en el tiempo, alcanzables y relevantes.

Un recurso humano productivo es la base de los negocios exitosos, por eso, calcular la productividad de los empleados es la única manera de saber si están comprometidos y dando su mayor potencial. 

Algunos ejemplos de KPIs son:

  • Tiempo para procesar las facturas.
  • Cantidad de horas que se invierten en el uso de equipos.
  • Ingresos obtenidos.
  • Tasa de absentismo.
  • Cantidad de recursos utilizados para una tarea.
  • Tasa de trabajo por empleado.
  • Rotación de los colaboradores. 
  • Ganancia por empleado. 
  • Nivel tecnológico. 
  • Timing o tiempo medio por tarea.
  • Beneficios por colaborador.

¡Llegamos al final!

Si usted quiere que su organización dé un salto en la productividad de los empleados, no dude en adecuar su red institucional. Esto se traducirá en un entorno positivo que motivará la innovación, permitiendo desarrollar una mayor integración productiva. 

Hay que enfatizar que lograr la aplicación de estrategias que satisfagan y motiven a los colaboradores permite alcanzar el mayor potencial productivo. Por eso, es importante establecer buenas prácticas empresariales de manera consciente y fomentando la transformación.  

Si le ha gustado esta información y quiere saber más sobre productividad y estrategias para lograr la efectividad laboral, le invitamos a leer el siguiente artículo: "¿Cómo aplicar la cultura ágil en todo tipo de procesos?"