Productos y soluciones de SAP Concur: ¿cuál se ajusta a las necesidades de tu empresa?

23 de abril de 2021

Si ha llegado hasta este contenido, es muy probable que esté convencido de que su empresa necesita contar con soluciones de gestión de gastos y viajes para poder competir financiera y productivamente en el mercado en el que se encuentra.

Por ello, queremos hablarle de todos los productos que SAP Concur ofrece y, evidentemente, de los beneficios que entregan a una organización.

Para empezar, desde 2014 SAP Concur brinda a múltiples empresas del mundo la posibilidad de administrar efectivamente los gastos y viajes en una plataforma optimizada, la cual incluye cientos de opciones, proveedores y herramientas que son útiles para cualquier tipo de negocios.

Incluso, nuestros productos cuentan con el aval de varios gobiernos en el mundo: por ejemplo, el Departamento de Defensa del Gobierno de Estados Unidos usa SAP Concur para actualizar el Sistema de Viajes de Defensa con el fin de gestionar las actividades rutinarias de la organización y la reserva y viajes del personal, lo que demuestra la eficiencia y la optimización que proporcionan nuestros servicios.

A continuación, vamos a explicarle en profundidad cada uno de los servicios que ofrecemos al mercado para mostrarle los beneficios que brinda cada uno a los usuarios y, por supuesto, las ventajas de contar con ellos para hacer más eficientes las operaciones de una empresa a la hora de gestionar sus gastos y viajes sin importar su rubro, tamaño o, incluso, periodos de inactividad.

¡Empecemos!

Concur Expense

Concur Expense es una herramienta dentro de la oferta de SAP Concur que está diseñada específicamente para satisfacer necesidades de las empresas en el área de creación de reportes de gastos, cargos de tarjetas de crédito, gestión de proveedores y administración de recibos y facturas de manera electrónica bajo una misma plataforma.

Lógicamente, esto tiene un razón de ser: muchas organizaciones que presentan problemas como gastos duplicados e incongruencias de reembolsos con las políticas —entre otros— dentro de sus actividades, reuniones y viajes corporativos enfrentan inconvenientes que pueden impactar negativamente los negocios a cualquier escala.

Por supuesto, esto va un paso más allá de la automatización de los procesos, es decir, Concur Expense es una herramienta que, más que generar procesos de manera automática, se encarga de estudiar y analizar cada tarea con el fin de hallar inconsistencias y comportamientos que desfavorezcan a la empresa.

Asimismo, la captura de información relevante del día a día es otra de las misiones o posibilidades que tiene esta herramienta, gracias a la cual una organización puede medir y obtener datos e indicadores de rendimiento para mejorar, optimizar, agregar o eliminar procesos que, en definitiva, no estén generando la suficiente eficiencia en cuanto a operatividad y ahorro de dinero.

Ahora bien, ¿qué características tiene Concur Expense que la convierten en una plataforma diferenciada y brillante a la hora de gestionar todos los gastos de una corporación? ¡Veamos!

Clasificación y mapeo de los gastos con imágenes de recibos

Una de las tareas más pesadas para los contadores u otro tipo de administradores financieros de las empresas es llevar el control preciso e inequívoco de las cuentas que se producen. De hecho, este tipo de actividad representa una de las dificultades más intrincadas debido a la complejidad que es parte de toda el área.

Por ejemplo, para que esto se haga correctamente, el contador o administrador financiero debe tener muy en cuenta las políticas de reembolso o gastos, ya que estas son la base en la cual se sostienen todas las interacciones y gran parte de la labor general del sector.

Gracias a Concur Expense, los recibos electrónicos generados por proveedores —como agencias de viajes, aerolíneas, hoteles, restaurantes y empresas de traslados, entre otros— pueden recibirse directamente para capturar los datos de manera detallada y, así, crear reclamos de gastos que se registren sin la necesidad de la intervención humana de forma automática.

Además, si se producen consumos por parte de los viajeros y no existe la posibilidad de registrar esos gastos directamente de quien brinda el producto o el servicio, los colaboradores de su empresa pueden registrar cada factura o ticket con una simple foto de un smartphone para ahorrar tiempo y molestias, lo cual da a su organización la posibilidad de aprobar o rechazar los consumos de inmediato y sin importar el momento o el lugar.

Optimización de la administración de gastos

Para complementar el punto anterior, esta plataforma es un ayudante ideal para que las organizaciones puedan generar una gestión de gastos precisa al registrar, ordenar y presentar cada peso consumido durante sus labores fuera de la oficina.

De la misma forma, con la administración digital automatizada de los gastos de Concur Expense, los empleados pueden enviar y mantener un seguimiento claro de los reportes de gastos con su dispositivo móvil.

Además, con la ayuda de Concur Mobility —una aplicación con integración de la plataforma— es posible gestionar los gastos con facilidad desde cualquier lugar.

Por otra parte, los gerentes pueden usar su celular, tablet o computadora para chequear, aprobar o rechazar reportes de gastos en cualquier lugar que se encuentren, lo que facilita la optimización de los tiempos de espera, los reembolsos y la vista general en tiempo real de los consumos.

Visibilidad e integración

Obtener una perspectiva amplia y general de la realidad financiera de una organización es una ventaja competitiva de alto nivel en la actualidad: con Concur Expense, es posible acceder a ella de forma oportuna y precisa para visualizar los informes gracias a su facilidad de integración con otros recursos, por ejemplo, con el Enterprise Resource Planning o ERP.

El ERP funciona como un sistema de gestión de recursos empresariales, es decir, es una plataforma capaz de entregar la información, el control y las herramientas para conocer en profundidad el capital y todos los recursos de una empresa involucrados en su proceso de abastecimiento, producción, distribución y ventas.

La plataforma de Concur Expense ofrece un panorama financiero completo para crear informes gracias a los datos recopilados y obtenidos mediante este tipo de herramienta de transformación digital.

Esta solución flexible es ideal para empresas que valoran la auditoría como un proceso vital de cumplimiento, ya que permite a los directivos y gerentes observar el acatamiento de las políticas y las regulaciones.

Integración con tarjetas

Gestionar los gastos en las tarjetas de empleados —y propias de la empresa también— es una de las ventajas que provee Concur Expense, pues es una solución que brinda precisión y eficiencia en el manejo de gastos al automatizar el proceso de la tarjeta de compra desde que el colaborador ejecuta el consumo hasta que se registra en el libro mayor.

Asimismo, para las tarjetas de cobro centralizado, Concur Expense contrasta cada gasto aprobado con las facturas, lo que permite conciliar de manera precisa y transparente cada compra y verificar que se ajuste a las políticas.

Otros de los beneficios que ofrece en este apartado son:

Automatización

Al capturar y ordenar de manera automática todas las transacciones de las tarjetas de compra que se le confían a los empleados durante sus actividades de negocios: un aspecto que facilita la revisión, el acompañamiento, la conciliación y el envío de los estados financieros.

Optimización

Por medio de los pagos centralizados, los gastos de viaje pueden conciliarse y optimizarse de manera sencilla, rápida y precisa. Al mismo tiempo, se puede cumplir con las obligaciones comerciales con proveedores a tiempo y con pocos clics.

Visibilidad

Otro aspecto, es la completa revisión de los detalles de cada gasto, es decir, la visualización de quién gastó, dónde y cuándo: datos fundamentales para el análisis y hallazgo de oportunidades para negociar mejores precios y encontrar inconsistencias.

Seguimiento seguro

Una de las características principales que resalta de Concur Expense es su seguridad.

En otras palabras, nuestros clientes tienen la garantía de la confidencialidad de sus datos almacenados en la nube gracias a nuestras certificaciones auditadas de cumplimiento de normas, como:

ISO 27001

Una norma internacional que permite la confidencialidad, garantía e integridad de los datos y de información, así como también de los sistemas que los sostienen.

Este estándar de 2013 permite que las organizaciones puedan evaluar los riesgos y la ejecución de controles para resolverlos.

Igualmente, la aplicación entrega diferenciación con respecto a otras empresas que no cumplen con el estándar, un aspecto que brinda mayor competitividad y una imagen más sólida ante el mercado.

SOC 1 Report

El System and Organization Controls Report es, precisamente, un reporte o informe de controles en empresas encargadas de brindar servicios que son relevantes para usuarios internos sobre datos financieros.

El marco establecido de control de organización de servicio —elaborado por el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados— es una herramienta esencial para informar sobre regulaciones de controles internos ejecutados dentro de una empresa.

PCI

Por otro lado, el Estándar de Seguridad de Datos es una guía que ayuda a las organizaciones a procesar, guardar y transmitir datos de tarjeta habientes para garantizar la confidencialidad y protección de la información, además de evitar fraudes financieros.

En este sentido, Concur Expense cuenta con el cumplimiento de todas estas regulaciones internacionales, lo que la convierte en una herramienta 100% segura y diseñada para manejar cualquier tipo de información sin presentar riesgos como fugas de información, robo de datos y suplantación de identidad, entre otros.

En síntesis, Concur Expense surge como una plataforma ideal para todas aquellas empresas que tengan la necesidad de ir más allá de la automatización en sus procesos de gestión de gastos de viaje.

Esta es sin duda una solución integral que permite recopilar, ordenar e informar sobre la realidad financiera y operacional de la organización con el fin de optimizar la utilización de recursos durante las actividades de negocios para liberar de carga de trabajo a los colaboradores en movilización y, al mismo tiempo, a aquellos en oficinas al automatizar tareas contables, de análisis y cumplimiento.

Concur Detect

Con la ayuda de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, las empresas de cualquier tamaño o sector pueden apoyarse en Concur Detect para analizar reportes de gastos, acelerar tareas de auditoría y resolver problemas potenciales antes de presentarse.

Generalmente, la auditoría de gastos manual es una actividad muy lenta, molesta y propensa a errores. No obstante, gracias a Concur Detect se puede simplificar todo este proceso al incorporar protocolos automáticos de revisión de datos de gastos y recibos para garantizar el cumplimiento de normas y políticas, además de identificar intentos o fraudes perpetuados.

Por otra parte, Concur Detect permite:

  • Analizar gastos y hallar actividades sospechosas antes de los pagos.
  • Seguir y controlar los gastos que no se adapten a las políticas para estimular la cultura de cumplimiento.
  • Reembolsar rápidamente los gastos hechos por colaboradores.
  • Identificar tendencias y patrones para encontrar esquemas de fraudes o uso inadecuado de tarjetas de la empresa.

Esta es la herramienta predilecta para controlar los gastos excesivos e inapropiados que simultáneamente permite obtener datos de proveedores para controlar el cumplimiento y realizar el análisis de actividad sospechosa.

Concur Drive

Concur Drive es una plataforma diseñada para capturar el kilometraje de manera automática de movilizaciones de empleados de la organización con el fin de seguir y registrar sin errores, fraudes o costos innecesarios los recorridos con mucha facilidad.

Esta es una funcionalidad que permite ahorrar costos y reembolsar el dinero usado por colaboradores en sus traslados, mejorar el cumplimiento, prepararse para auditorías, reducir fraudes y obtener una visibilidad general de cada tipo de gasto relacionado a la movilidad terrestre de los empleados.

Budget

Tener el control en tiempo real con una perspectiva amplia y consolidada del presupuesto de su empresa es posible gracias a Budget, una herramienta que permite a los gerentes y directivos estar al tanto de los presupuestos para evitar gastos excesivos por medio de acciones útiles y diferenciadas.

Por ejemplo, con ayuda de esta solución de SAP Concur, usted puede permitir que sus colaboradores responsables del presupuesto puedan visualizar en todo momento los gastos que se han ejecutado y los que vienen próximamente, una característica muy útil a la hora de gestionar las finanzas corporativas.

Por otra parte, Budget permite capturar y consolidar los datos de cada gasto para brindar una visión integral de las sustracciones del presupuesto, además de un control preciso y posibilidad de ajustes a los consumos de acuerdo a las necesidades temporales o definitivas del negocio, lo cual aporta sin lugar a dudas precisión y puntualidad en los gastos de la empresa.

Audit Services

Por si fuera poco, SAP Concur integra dentro de sus múltiples servicios y soluciones un equipo de auditores globales para minimizar la carga de trabajo de su organización al identificar y reducir los gastos fuera de las políticas y regulaciones internas de su empresa.

Los errores —ya sean inocentes o por deliberación— para cometer fraude son comunes dentro del proceso de reembolso en las actividades corporativas.

Por ello, contar con una plataforma de auditores independientes garantiza que las empresas puedan certificar cada gasto contra su política, identificar comportamientos incongruentes con las normas, asegurar el cumplimiento y obtener guía sobre las mejores prácticas.

La confirmación de recibos, el aseguramiento del cumplimiento de regulaciones fiscales a nivel nacional e internacional, la administración de consultas para ahorrar tiempo en su organización y la obtención de informes de auditoría son algunas de las ventajas que proporciona Audit Services y que están al alcance de cualquiera que necesite este producto de SAP Concur.

Concur Travel

Concur Travel es una herramienta para simplificar el proceso de agendamiento y logística de viajes de negocios, diseñada para controlar el gasto en todas sus fases y dar a los gestores múltiples opciones a la hora de ejecutar esta tarea tan importante para las empresas en la actualidad.

En el pasado, la gestión de viajes corporativos representaba una serie de complejidades o dificultades relacionadas con la administración de los gastos generados durante la planificación de estas actividades.

Por suerte, SAP Concur ofrece herramientas y una extensa red de proveedores de viajes con el fin de facilitarle el trabajo a cualquier tipo de organización para que pueda alcanzar sus objetivos de viajes y gastos sin importar cuán ambiciosa sea en sus metas.

Concur Travel le permite a las empresas:

Recopilación de datos de gastos de viajes

Los viajeros pueden tomar fotos de los recibos y agregarlos automáticamente a los reportes de gastos. Asimismo, los proveedores de viajes pueden transmitir sus recibos electrónicos y registrarlos sin problemas en la base de datos de su empresa gracias a Concur Expense.

Otra funcionalidad es gestionar los viajes sobre la marcha, la cual es una característica fundamental en el mundo cambiante en que vivimos: la logística de viaje como cambios de itinerario, traslados, cenas o reuniones pueden mutar de un momento a otro y, por esta razón, su empresa estará tranquila al tener la posibilidad de gestionar cada aspecto del viaje sin problema para acceder, modificar o eliminar servicios.

Mayores opciones de proveedores

A la hora de planificar y armar los viajes de negocios, tener mayor cantidad de opciones representa un beneficio expresado en acceso a mejores precios, promociones y conexiones directas para favorecer la actividad comercial.

Con Concur Travel tendrá en una misma plataforma precios negociados y publicados de manera sencilla, además de logísticas optimizadas para garantizar el bienestar de los viajeros de su empresa.

Toma de decisiones informadas

Nuestra herramienta cuenta con más de 25 reportes estándar para obtener una visibilidad general y ampliada de los gastos de viaje, un factor que favorece en gran medida al seguimiento de KPIs que forman parte de la estrategia de control de gastos para dar a su empresa la garantía del cumplimiento de sus propios lineamientos.

También, es una plataforma que está diseñada para detectar tendencias de comportamientos durante sus viajes corporativos, lo cual estimula el cumplimiento de normas y regulaciones internas y externas de la organización y la legislación vigente.

Concur Request

Concur Request es una solución que permite simplificar las solicitudes y aprobaciones de gastos en una empresa por medio de una optimización de los procesos de solicitud y reserva de viajes para el departamento que se encargue de certificar este tipo de consumo.

Además, su departamento de gastos tendrá a disposición una herramienta precisa y clara para contrastar cada gasto contra las aprobaciones, lo que brinda tranquilidad a todos los sectores de la empresa a la hora de llevar el registro contable de las actividades de viajes y otros gastos.

Por si fuera poco, su equipo de viajeros tendrá la completa seguridad de que dispondrá en la palma de su mano de una plataforma ágil y a prueba de errores que le permitirá concentrarse en las tareas relacionadas a los negocios y dejar de lado las preocupaciones que tengan que ver con la gestión y administración del viaje que está realizando.

Los adelantos de efectivo igualmente son una de las características diferenciadoras de Concur Request, la cual permite a los gerentes y directivos de las empresas prever algunos gastos y asignar dinero para la solicitudes de viajes.

Por otro lado, si el viaje resulta más económico de lo que se planificó inicialmente, los fondos pueden transferirse de vuelta o usarse para los siguientes viajes sin complicaciones.

Integración total de las soluciones de SAP Concur

Es útil mencionar que todas nuestras herramientas permiten transmitir y enlazar los datos entre ellas para un control mucho más optimizado, lo cual significa que las empresas que decidan contar con nuestros servicios podrán administrar los aspectos relevantes para sus actividades de negocios con las diferentes posibilidades que ofrecemos sin miedo a perder información o a la incongruencia de datos entre plataformas.

De hecho, SAP Concur Travel & Expense funciona como una solución ideal para aquellas empresas que desean juntar todos los beneficios en un mismo producto porque permite hacer reservaciones más rápidas, establecer itinerarios, controlar los cargos de tarjetas y generar reportes de consumos directamente con el objetivo de preparar a la empresa para las auditorías y ejecutar aprobaciones más rápidas y transparentes.

¡Eso es todo! Ya conoce nuestra oferta de herramientas para gestionar viajes de negocios.

¿Qué piensa de nuestros productos y servicios? ¡Coméntenos si su empresa se encuentra lista para adoptarlos y generar procesos de viajes y reportes de gastos más claros, integrables y precisos! Queremos conocer su opinión.