¿Cómo realizar las rendiciones de gastos de sus viajes corporativos con soluciones de SAP Concur?

10 de Marzo de 2022

Para no perder legitimidad ni la confianza de sus clientes, las empresas deben realizar la rendición de gastos de los presupuestos en los que han gastado e invertido, y en estos se incluyen los viajes corporativos.

Los viajes corporativos son un recurso de gran valor que les permite a las empresas tener encuentros cara a cara con clientes, proveedores y socios en cualquier parte del mundo. Sin embargo, si no se cuenta con una forma eficiente de gestión, pueden llegar a generar problemas financieros.

Es aquí donde entran en juego SAP Concur Travel y Concur Expense, ya que son excelentes gestores de viajes corporativos que permiten, desde el inicio hasta el final, controlar los gastos, el momento de la planificación, los reembolsos y la rendición de gastos.

Lo invitamos a seguir leyendo para documentarse a profundidad sobre el tema.

¿Qué es una rendición de gastos?

La rendición de gastos es la obligación de presentar los registros o documentos donde se detalla la información financiera o económica de las actividades que se han llevado a cabo, es decir, consiste en explicar mediante una serie de documentos oficiales la manera en la que se gastó o invirtió el presupuesto.

Esto es bastante conocido y empleado en instituciones públicas donde los recursos pertenecen a todos los ciudadanos, por lo que deben explicar con lujo de detalles como utilizan el presupuesto.

No obstante, también se emplea en empresas privadas cuando un gerente o un encargado debe rendir cuentas y presentar los resultados de su gestión.

Rendición de gastos en viajes corporativos

Los informes de viajes y gastos son documentos físicos o digitales que incluyen todos los detalles de los gastos relacionados con el viaje, incluido el monto exacto de la compra, fecha y clasificación del gasto.

Además, también se suelen incluir los recibos originales en la rendición de gastos en caso de que sea necesario presentarlos más adelante.

Elementos de un informe de rendición de gastos

Estos son:

  • Fecha de compra.
  • Clasificación de los gastos.
  • Nombre del empleado que compró el artículo.
  • Notas adicionales sobre la compra.
  • Subtotal de la compra.
  • IVA y cualquier otro impuesto asociado a la compra.
  • El total general (más impuestos).
  • Un archivo JPG, PNG o PDF del recibo o la factura de la compra.

Importancia de la rendición de gastos de viajes corporativos para una empresa

Las rendiciones de gastos contables de viajes corporativos son valiosas para una empresa, tanto pequeña como grande, por una serie de razones:

Negocios más inteligentes

Comprender los gastos del viaje es relevante para un negocio porque, teniendo a la mano la información en tiempo real sobre los gastos del viaje, se pueden tomar decisiones rápidamente para ajustarse al presupuesto.

Y con informes mensuales y trimestrales, se puede identificar a los empleados, equipos y proyectos que gastan más o menos.

Evita las estafas

Lamentablemente, el reembolso de viajes corporativos puede ser objeto de fraude por parte de los empleados.

Sin embargo, si se siguen todos los procedimientos correctos, incluido adjuntar los archivos de los recibos o facturas, se puede reducir el riesgo de que la empresa sufra una estafa.

Elimina grandes cantidades de trabajo manual

En este caso nos referimos a la rendición de gastos que se realiza en la nube con soluciones como las de SAP Concur.

Cuando se hacen manualmente, se produce mucho papeleo, incluidos recibos, impresiones y hojas de cálculo. No solo hace falta que los empleados guarden todas las facturas que reciben, sino que el equipo de finanzas tienen que revisarlos uno por uno para asegurarse de que cumplen con los requisitos.

Además, un proceso manual siempre deja espacio para errores, lo que aumenta el costo y el tiempo necesario para terminar el proceso.

No obstante, todo esto se puede solucionar si los informes de gastos son automatizados.

SAP Concur Travel y Concur Expense: cómo ayudan a gestionar los informes de gastos

Utilizar sistemas de gastos automatizados reduce las posibilidades de cometer errores y omisiones que perjudican los resultados.

De hecho, este tipo de sistemas simplifican todo el proceso de generación de informes de gastos, desde la entrada automática de información hasta la eliminación de gastos duplicados, el reembolso a los empleados y el rastreo de todas las comunicaciones relacionadas con el informe de gastos.

Concur Travel: Viajes corporativos más simples

Con Concur Travel puede simplificar el proceso de reserva de viajes y permitir a tus empleados cierta autonomía, consiguiendo las mejores tarifas y cumpliendo con todas las políticas de viajes de negocios de la empresa.

Esta solución permite:

  • Basar las decisiones de negocios en datos precisos y actualizados.
  • Ayudar a los empleados a tomar decisiones de viajes sostenibles.
  • Capturar toda la información de gastos y viajes.
  • Reservar fácilmente vuelos, hoteles, trenes y automóviles.
  • Crear un programa de viajes que sea bueno con el medio ambiente.

Concur Expense: Informes de gastos rápidos y precisos

Con esta solución, la creación de informes de gastos se simplifica, ya que los cargos de tarjetas de crédito, recibos y proveedores se completan automáticamente en Concur Expense.

Esta solución facilita:

  • Capturar las transacciones y enviar gastos fácil y rápidamente para que supervisores puedan revisarlos y aprobarlos.
  • Gestionar y reconciliar los gastos de su empresa con una amplia variedad de tarjetas de empresa.
  • Integrar las soluciones de viajes y gastos con el sistema de planificación de recursos de la empresa (ERP) para ver una imagen puntual, completa y precisa de la información financiera, lo que permite a su vez mejorar los informes.
  • Tomar medidas con facilidad y controlar los gastos con herramientas de análisis, informes detallados y un panel de control.
  • Rellenar automáticamente los informes de gastos con recibos electrónicos de restaurantes, servicios de transporte terrestre, hoteles y líneas aéreas.

En definitiva, si su prioridad es mejorar la gestión de viajes y gastos de su empresa, las soluciones SAP Concur Travel y Concur Expense son ideales para controlar y administrar estas actividades.

Si le ha parecido útil este contenido, le invitamos a leer: "Conozca los tipos de gastos de una empresa y cómo controlarlos".