Para no perder legitimidad ni la confianza de sus clientes, las empresas deben realizar la rendición de gastos de los presupuestos en los que han gastado e invertido, y en estos se incluyen los viajes corporativos.
Los viajes corporativos son un recurso de gran valor que les permite a las empresas tener encuentros cara a cara con clientes, proveedores y socios en cualquier parte del mundo. Sin embargo, si no se cuenta con una forma eficiente de gestión, pueden llegar a generar problemas financieros.
Es aquí donde entran en juego SAP Concur Travel y Concur Expense, ya que son excelentes gestores de viajes corporativos que permiten, desde el inicio hasta el final, controlar los gastos, el momento de la planificación, los reembolsos y la rendición de gastos.
Lo invitamos a seguir leyendo para documentarse a profundidad sobre el tema.
La rendición de gastos es la obligación de presentar los registros o documentos donde se detalla la información financiera o económica de las actividades que se han llevado a cabo, es decir, consiste en explicar mediante una serie de documentos oficiales la manera en la que se gastó o invirtió el presupuesto.
Esto es bastante conocido y empleado en instituciones públicas donde los recursos pertenecen a todos los ciudadanos, por lo que deben explicar con lujo de detalles como utilizan el presupuesto.
No obstante, también se emplea en empresas privadas cuando un gerente o un encargado debe rendir cuentas y presentar los resultados de su gestión.
Los informes de viajes y gastos son documentos físicos o digitales que incluyen todos los detalles de los gastos relacionados con el viaje, incluido el monto exacto de la compra, fecha y clasificación del gasto.
Además, también se suelen incluir los recibos originales en la rendición de gastos en caso de que sea necesario presentarlos más adelante.
Estos son:
Las rendiciones de gastos contables de viajes corporativos son valiosas para una empresa, tanto pequeña como grande, por una serie de razones:
Comprender los gastos del viaje es relevante para un negocio porque, teniendo a la mano la información en tiempo real sobre los gastos del viaje, se pueden tomar decisiones rápidamente para ajustarse al presupuesto.
Y con informes mensuales y trimestrales, se puede identificar a los empleados, equipos y proyectos que gastan más o menos.
Lamentablemente, el reembolso de viajes corporativos puede ser objeto de fraude por parte de los empleados.
Sin embargo, si se siguen todos los procedimientos correctos, incluido adjuntar los archivos de los recibos o facturas, se puede reducir el riesgo de que la empresa sufra una estafa.
En este caso nos referimos a la rendición de gastos que se realiza en la nube con soluciones como las de SAP Concur.
Cuando se hacen manualmente, se produce mucho papeleo, incluidos recibos, impresiones y hojas de cálculo. No solo hace falta que los empleados guarden todas las facturas que reciben, sino que el equipo de finanzas tienen que revisarlos uno por uno para asegurarse de que cumplen con los requisitos.
Además, un proceso manual siempre deja espacio para errores, lo que aumenta el costo y el tiempo necesario para terminar el proceso.
No obstante, todo esto se puede solucionar si los informes de gastos son automatizados.
Utilizar sistemas de gastos automatizados reduce las posibilidades de cometer errores y omisiones que perjudican los resultados.
De hecho, este tipo de sistemas simplifican todo el proceso de generación de informes de gastos, desde la entrada automática de información hasta la eliminación de gastos duplicados, el reembolso a los empleados y el rastreo de todas las comunicaciones relacionadas con el informe de gastos.
Con Concur Travel puede simplificar el proceso de reserva de viajes y permitir a tus empleados cierta autonomía, consiguiendo las mejores tarifas y cumpliendo con todas las políticas de viajes de negocios de la empresa.
Esta solución permite:
Con esta solución, la creación de informes de gastos se simplifica, ya que los cargos de tarjetas de crédito, recibos y proveedores se completan automáticamente en Concur Expense.
Esta solución facilita:
En definitiva, si su prioridad es mejorar la gestión de viajes y gastos de su empresa, las soluciones SAP Concur Travel y Concur Expense son ideales para controlar y administrar estas actividades.
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