Capacitar a su personal para una mejor experiencia de empleado

Más que nunca, sus empleados saben lo que quieren de sus trabajos, en dónde quieren hacer el trabajo y lo que tolerarán. Las pandemias aparentemente hacen eso.  

Si existe una gran lección relacionada con el trabajo de los últimos años, es que el trabajo a distancia puede funcionar bien y que a los empleados les gusta. Sin embargo, el hecho es que no funciona tan bien como podría. Este es un hallazgo documentado en Capacitar a su personal (Empowering your people), un nuevo reporte de Oxford Economics y SAP Concur basado en una encuesta global de empleados y ejecutivos de Finanzas y TI.  

La encuesta muestra que muchos ejecutivos están muy conscientes de sus fallas al gestionar el trabajo flexible y manejar los procesos de viajes y gastos, así como la tecnología. También lo son sus empleados. A veces existen deficiencias perceptibles entre lo que los empleados creen y lo que perciben los empleadores. 

Expectativas de los empleados. Seis de cada 10 trabajadores dijeron que la mayoría de los empleados reevaluaron lo que valoran en un lugar de trabajo, pero menos ejecutivos, 46%, creen que se produjo un replanteamiento relacionado con la pandemia. Si cree que se trata solo de dinero y beneficios, piénselo de nuevo: Muchos más trabajadores que ejecutivos pensaban que su compañía tenía la combinación correcta de ambos. 

El trabajo flexible está aquí para siempre. La mitad de los ejecutivos y empleados esperan que el trabajo sea total o parcialmente a distancia durante los próximos dos años. Casi 7 de cada 10 empleados afirman tener un mejor desempeño cuando pueden establecer su ubicación y horarios de trabajo. Sin embargo, la mayoría no cree que tengan las herramientas: Solo 38% afirma que la tecnología y las políticas de su organización permiten un trabajo flexible. 

Deficiencias tecnológicas y de procesos. Solo 42% de los empleados que trabajan a distancia afirman que reciben la tecnología perfecta necesaria para hacer bien su trabajo. Entre los procesos no optimizados para un trabajo flexible están las políticas de cumplimiento, facturación, reportes de T&E, auditoría de reportes y proporcionar orientación acerca del COVID-19. Solo 1 de cada 8 ejecutivos cree que gestionan bien la ciberseguridad, un hallazgo aleccionador para la gestión de riesgos y el trabajo a distancia. 

No prestar atención. Solo 4 de cada 10 empleados dicen que su organización utiliza encuestas formales para evaluar lo que piensan los empleados. Menos de la mitad de los ejecutivos (46%) utilizan los comentarios de los empleados para actualizar las políticas de T&E. Es difícil determinar con exactitud lo que desean los empleados, pero, sin duda, será más complicado si no pregunta o no tiene en cuenta sus opiniones cuando lo haga.

Dispuesto a caminar. Solo 37% de los empleados no están buscando activamente un nuevo trabajo. Es un número sorprendente si lo mira de la siguiente manera: Menos de 4 de cada 10 miembros de su equipo están tan satisfechos que planean quedarse. 

Con la retención y la experiencia de los empleados en el punto de atención en medio de lo que algunos llaman la Gran dimisión o la Gran renuncia, queda una gran pregunta: ¿Está escuchando y listo para actuar?  

 

Mejores prácticas para un trabajo satisfactorio y productivo 

Sus empleados son expertos en conectar números y hacer capturas reducidas pero ese tipo de trabajo no es muy gratificante a medida que pasa el tiempo. Preferirían dedicar su tiempo a tareas más interesantes en lugar de tareas tediosas. Probablemente esté de acuerdo. 

Los empleados de otros departamentos también quieren centrarse en sus trabajos reales en lugar de recopilar recibos, corregir reportes de gastos y rebotar de un sistema a otro. No necesitan la frustración y cada vez dan más prioridad a la sostenibilidad, al igual que la organización. Con el papel que desempeña T&E en todas esas situaciones y teniendo en cuenta la retención, esto no es solo un desafío de Recursos Humanos. También es el de usted, especialmente porque finanzas asume un papel más amplio que en el pasado. 

El reporte de Oxford Economics y un nuevo libro electrónico de SAP Concur, Gestión de viajes y gastos para respaldar todo, desde la productividad hasta la lealtad (Managing Travel and Support Everything From Productivity to Loyalty), abordan el desafío de una mejor experiencia de los empleados a medida que evolucionan el trabajo y los lugares de trabajo. 

Optimice sus procesos. En la actualidad, los procesos deben funcionar tan bien de manera remota como lo hacen en la oficina. Considere automatizar los flujos de trabajo de aprobación y poner la información de gastos y viajes en un solo lugar para que los empleados tomen decisiones seguras e inteligentes antes de viajar y mientras están de viaje. Brinde a los empleados la tecnología que pueda tomar la imagen de un recibo y posteriormente reúna los números y los coloque en las categorías correctas en los reportes de gastos. Un reporte de gastos que se escribe solo es la definición de una mejor experiencia del empleado. 

Utilice tecnologías avanzadas. Las soluciones basadas en la nube son vitales para un trabajo flexible, pero puede ir más allá. Considere soluciones que incorporen inteligencia artificial y aprendizaje de máquina para analizar los reportes de gastos antes de que salga el pago y, posteriormente, busque patrones que los auditores humanos no puedan ver. Integre sus sistemas de T&E con su ERP y de gestión de gastos mientras permite a los usuarios finales pasar sin problemas de un sistema a otro. En general, obtiene información y eficiencia mientras que los usuarios finales tendrán una mejor experiencia. 

Oriente y capacite. Los empleados dicen, y los líderes están de acuerdo, que carecen de la capacitación necesaria para mantenerse al día con las políticas y los procesos cambiantes, un déficit de capacitación complicado por una fuerza laboral dispersa. La capacitación y la orientación en la aplicación y el sistema pueden guiar a los empleados por el proceso en lugar de detenerse frustrantemente. Aprenden y se adaptan a las políticas y procesos cambiantes a medida que avanzan, mientras que usted aumenta el cumplimiento y los dirige a las decisiones correctas. 

Asegúrese de escuchar. Lo que sus empleados esperan puede variar ampliamente y ser un objetivo en movimiento. Sin embargo, eso no significa que no debería de intentarlo. Realice encuestas periódicas sobre sus procesos, tecnologías y como se sienten los empleados al respecto. Para ayudar, puede integrar herramientas de retroalimentación intuitivas dentro de sus soluciones tecnológicas para recopilar comentarios, responder y ajustar.  

Hay muchos enfoques al intentar mejorar el trabajo y los lugares de trabajo para los empleados. Sin embargo, esperar y ver probablemente no sea uno de ellos. 

 

Obtener más información 

Obtenga una copia de Capacitar a su personal (Empowering your people) y Gestión de viajes y gastos para respaldar todo, desde la productividad hasta la lealtad (Managing Travel and Support Everything From Productivity to Loyalty) para conocer las cambiantes expectativas de los empleados, las mejores prácticas para cumplir esas expectativas y cómo las soluciones de SAP Concur pueden simplificar los procesos.